Verarbeiten von E-Rechnungen

Sie können mit ECM und ELO E-Rechnungen auf Basis von ZUGFeRD-PDF und XRechnung empfangen und verarbeiten. ELO holt die eingehenden Mails mit den beigefügten Rechnungen Ihrer Lieferunternehmen automatisch aus Ihrem Mailpostfach für Eingangsrechnungen ab und liest diese ein. Analog dazu, kann eine E-Rechnung auch über die ELO Postbox abgelegt werden. Beim einlesen der E-Rechnung ist das XML-File der E-Rechnung führend und maßgeblich für die weitere Verarbeitung.

Bitte beachten Sie: Die aus der XML-Datei ausgelesenen Daten sind entscheidend für den Vorsteuerabzug. Es liegt in Ihrer Verantwortung, diese Daten sorgfältig zu prüfen, um Fehler zu vermeiden und die korrekte Verarbeitung der E-Rechnung sicherzustellen.

Bei XRechnungen erfolgt zusätzlich eine Prüfung auf Gültigkeit der XML Datei. Sollte diese nicht dem erlaubten Standard entsprechen, bekommen Sie eine Meldung angezeigt.

ecm E-Rechnungsansicht

Mit der ecm E-Rechnungsansicht werden die Rechnungsdaten einer XRechnung auf einem separaten Reiter lesbar gemacht. Die Ansicht liest die Daten aus der XRechnung im XML-Format aus und visualisiert diese ähnlich, wie eine normale Rechnung.

Die ecm E-Rechnungsansicht ist für die Formulare von Invoice Basic und ELO for DATEV verfügbar und befindet sich auf einem separaten Reiter innerhalb des Rechnungsformulars.

Warum sehe ich den Reiter im Formular nicht?

1. Der Reiter für die Ansicht der E-Rechnung wird nur im Formular angezeigt, wenn es sich bei der zugehörigen Rechnung um eine XRechnung handelt. Bei ZUGFeRD- und PDF-Rechnungen wird der Reiter im Formular ausgeblendet. Überprüfen Sie, ob in der Rechnungsakte eine Rechnung im XML-Format liegt.

2. Es kann vorkommen, dass der Reiter aufgrund von Anpassungen am Rechnungsformular nicht angezeigt wird. Wenden Sie sich in dem Fall an eine Person mit Administrationsrechten oder an unseren Support.

ELO XRechnungsviewer

Parallel steht im Java Client und im Web Client der ELO XRechnungsviewer zur Verfügung. Wichtig ist hier, dass der neueste ELO Client verwendet wird und das die ELO Dokumentenvorschau eingeschaltet ist. Hier finden Sie die Installationsdateien für den neuesten ELO Client sowie eine Installationsanleitung. Dann werden XRechnungen direkt im Archiv und in den Aufgaben in der Dokumentenvorschau lesbar gemacht. Das ganze funktioniert mit neu abgelegten XRechnungen. Es handelt sich um einen einmaligen Hintergrundprozess bei dem ELO nach dem ablegen der XRechnung eine Preview erzeugt, welche sich auf das XML legt. 

Konfiguration im Java Client anpassen:

Sie können diese auch fest einstellen.

Konfiguration im Java Client anpassen:

Konfiguration im Web Client anpassen:

Mit Admin-Berechtigungen können Sie diese Einstellung vornehmen. Wählen Sie am besten vor der Einstellung unter Benutzer wählen (1) "Jeder" aus, dann gelten die Einstellungen global für alle User. Anschließend bei xml den Haken setzten und Bildvorschau auswählen (2). Das Speichern ist hier nicht notwendig.

Wenn die Vorschau aktiv ist und (im Falle des Java Clients) der neueste Java Client verwendet wird, dann wird das Vorschaudokument angezeigt: