Ausgangsrechnungen in ELO per XML-Importer importieren (via Webdav)

Die XML-Datei ist in der UTF-8 Kodierung zu erstellen. Die XML-Datei ist mit dem Tag <eloobjlist ver=“1.0“> zu beginnen und mit </eloobjlist> abzuschließen. Weder XML- noch Dokumentendateiname dürfen Sonderzeichen enthalten.

Hier eine Liste der Maskenfelder für die kaufmännischen Belege:

Feldname	XML-Referenz
Status	RECEIPT_STATUS
Dokumententyp	RECEIPT_TYPE
Buchungskreis	COMPANY_CODE
MandantInnen-Name	COMPANY_NAME
KreditorInnen-Nummer	VENDOR_NO
KreditorInnen-Name	VENDOR_NAME
Straße und Hausnummer	VENDOR_ADDRESS_STREET
PLZ	VENDOR_ADDRESS_ZIPCODE
Ort	VENDOR_ADDRESS_CITY
Land	VENDOR_ADDRESS_COUNTRY
IBAN	VENDOR_IBAN
BIC	VENDOR_BIC
Steuernummer	VENDOR_TAX_NO
Ust-Id	VENDOR_VAT_ID_NO
Belegnummer	RECEIPT_NUMBER
Belegdatum	RECEIPT_DATE
Fälligkeit	RECEIPT_DUE_DATE
Nettobetrag	RECEIPT_NET_AMOUNT
Belegsumme	RECEIPT_TOTAL_AMOUNT
Währung	RECEIPT_CURRENCY_CODE
Ware/Leistung	RECEIPT_BOOKING_TEXT
Skontobetrag	RECEIPT_CASH_DISCOUNT_AMOUNT
Bezahlt	INVOICE_ALREADY_PAID
Auftragsnummer	ORDER_NUMBER
Lieferscheinnummer	DELIVERY_NOTE_NUMBER
Sachkonto	VENDOR_GL_ACCOUNT
Buchungsschlüssel	VENDOR_POSTING_KEY
Steuerbetrag	VENDOR_TAX
Kostenstelle	VENDOR_COST_CENTER
Prüfer	AUDITOR
Notiz	RECEIPT_NOTES

Es ist auf folgende Eigenschaften bei der Eingabe zu achten:

• Dezimalzahlen müssen nach deutscher Norm, mit max. zwei Nachkommastellen eingetragen werden. Das Komma wird als Trennzeichen zur angebrochenen Zahl und der Punkt als Tausender-Trennzeichen erkannt. Der Punkt wird so weit nach links verschoben bis drei Zahlen rechts vom Punkt stehen. Daraus entstehen unvorhersehbare Konsequenzen für die ganzen Import.
• Datumsfelder müssen nach dem Format "JJJJ-MM-TT" in der XML-Datei eingetragen werden.
• Felder, die mit Ganzzahlen gefüllt werden sollten, könnten auch mit Zeichen gefüllt werden.

Im Bereich des Pfades (Tag: <destination>) werden die einzelnen Ordner mit dem Platzhalter „¶“ vor dem Ordner angesprochen. Wenn der in der XML-Datei angesprochene Pfad im ELO noch nicht angelegt ist,  wird der Pfad durch den Import automatisch aufgebaut.

Es ist darauf zu achten, dass sobald der Status "Export" eingetragen wurde, die DATEV-Schnittstelle versucht den Beleg zu übertragen. Dies ist besonders bei Auftragsbestätigungen zu beachten.

<eloobjlist ver="1.0">
 <obj>
   <desc value="Kunden12345"/> <!--Name des Vorgangs-->
   <idate value="20181212"/> <!--Versionsdatum-->
   <sreg value="2.0"/> <!--Versionsnummer-->
   <type value="Kaufmaennische Belege"/>
   <indexlist>
      <index name="RECEIPT_STATUS" value="Export"/> <!--Status-->
      <index name="RECEIPT_TYPE" value="Ausgangsrechnung"/> <!--Dokumententyp-->
      <index name="COMPANY_NAME" value="Ihre Firma GmbH"/> <!--MandantInnen-Name-->
      <index name="VENDOR_NO" value="10025"/> <!--KreditorInnen-Nummer-->
      <index name="VENDOR_NAME" value="Musterlieferunternehmen OHG"/> <!--KreditorInnen-Name-->
      <index name="RECEIPT_NUMBER" value="RG10720"/> <!--Belegnummer-->
      <index name="RECEIPT_DATE" value="20190801"/> <!--Belegdatum-->
      <index name="RECEIPT_NET_AMOUNT" value="1120,00"/> <!--Nettobetrag-->
      <index name="RECEIPT_TOTAL_AMOUNT" value="1332,80"/> <!--Belegsumme-->
   </indexlist>
   <destlist>
      <destination value="¶Finanzbuchhaltung¶Kunden¶2019¶12¶Ausgangsrechnung"/> <!--Pfad zur Ablage im Archiv-Baum-->
   </destlist> 
   <map>
      <data key="RECEIPT_BOOKING_TEXT" value="Fernseherlieferung"/> <!--Ware/Leistung-->
      <data key="RECEIPT_PAYM_COND_ID" value="1"/> <!--Nr. der Zahlungsbedingung-->
      <data key="RECEIPT_DISCOUNT_RATE_ONE" value="2"/> <!--Skontoabzug in Prozent 1-->
      <data key="RECEIPT_DISCOUNT_AMOUNT_ONE" value="12,89"/> <!--Skontoabzugsbetrag 1-->
      <data key="RECEIPT_DISCOUNT_DATE_ONE" value="20190815"/> <!--Skontoverfallsdatum 1-->

      <data key="RECEIPT_DISCOUNT_RATE_TWO" value="3"/> <!--Skontoabzug in Prozent 2-->
      <data key="RECEIPT_DISCOUNT_AMOUNT_TWO" value="14,56"/> <!--Skontoabzugsbetrag 2-->
      <data key="RECEIPT_DISCOUNT_DATE_TWO" value="20190819"/> <!--Skontoverfallsdatum 2-->
      
      <data key="RECEIPT_NOTES" value="Diese Rechnung gesondert betrachten"/> <!--Notizfeld an den Steuerberater-->
      <data key="RECEIPT_DECLINING_REASON" value="Die Konditionen sind falsch"/> <!--Ablehnungsgrund-->

      <data key="INVI_POS1" value="1"/> <!--Positionsnummer-->
      <data key="INVI_DES1" value="Fernseher"/> <!--Bezeichnung-->
      <data key="INVI_COSTCENTER1" value="6789"/> <!--Kostenstelle-->
      <data key="INVI_GL_ACCOUNT1" value="1234"/> <!--Sachkonto-->
      <data key="INVI_TAXCODE1" value="9"/> <!--Buchungsschlüssel-->
      <data key="INVI_TAX1" value="19,00"/> <!--Steuersatz-->
      <data key="INVI_TAXVAL1" value="190,00"/> <!--Steuerbetrag-->
      <data key="INVI_NETTO1" value="1000,00"/> <!--Netto-->
      <data key="INVI_BRUTTO1" value="1190,00"/> <!--Brutto-->
 
      <data key="INVI_POS2" value="2"/>
      <data key="INVI_DES2" value="Anfahrt"/>
      <data key="INVI_COSTCENTER2" value="9876"/>
      <data key="INVI_GL_ACCOUNT2" value="3456"/>
      <data key="INVI_TAXCODE2" value="9"/>
      <data key="INVI_TAX2" value="19,00"/>
      <data key="INVI_TAXVAL2" value="22,80"/>
      <data key="INVI_NETTO2" value="120,00"/>
      <data key="INVI_BRUTTO2" value="142,80"/>
   </map>
   <docfile name="Nettorechnung.pdf"/> <!--Name der abgespeicherten Rechnung im PDF-Format im gleichen Verzeichnis-->
 </obj>
</eloobjlist>

Diese XML-Datei sowie die Rechnung im PDF-Format ist im Ordner "https://ihrName.ecm.online/webdav/upload/ELOimporter/import" abzulegen. Dies ist über einen Client-Transfer als auch über eine HTTP-PUT-Anfrage möglich.

Per Client (z.B. Cyberduck) ist dieser Ordner über den genannten Pfad, mit den folgenden Zugangsdaten zu erreichen:

Username: service
Passwort: <Siehe webdavPasswort bzw. Sie erhalten das PW vom Support>

Per HTTP-PUT-Request können die Dokumente in das Webdav-Importverzeichnis gesendet werden.

Es ist wichtig, dass erst die PDF-Datei und dann die XML-Datei in das Verzeichnis gesendet wird.

Hier anhand eines Beispiels, mit der Anwendung "Postman":

Die URL ist vollständig mit Datei anzugeben.

Im Unterpunkt "Authorization" die bekannten Zugangsdaten eintragen.

Im Unterpunkt Body -> "binary" die jeweilige XML oder PDF-Datei ablegen. 

Daraufhin kann die Anfrage abgesendet werden.

Nach dem Ablegen der XML- und der PDF-Datei, werden diese Dateien innerhalb von einer Minute dort verschwunden sein. Es ist darauf zu achten, dass erst die PDF-Datei und dann die XML-Datei hochgeladen wird. 

Nach erfolgreicher Übermittlung der Rechnung nach DATEV können Sie diese unter "Alle Belege" einsehen: