Rechnungen nach DATEV Unternehmen online übermitteln

Um Rechnungen nach DATEV Unternehmen online (DUO) übermitteln zu können, muss der Status des Belegs auf EXPORT stehen. Die Rechnungen mit dem Status "EXPORT" finden Sie gesammelt in dem dynamischen Ordner "Zum Export Bereit".

In dem Export Ordner können die gewünschten Rechnungen über die Bezeichnung der Spalten sortiert und selektiert werden:

Unter dem Reiter Rechnungen kann die Übermittlung gestartet werden. Mit dem ersten Button können alle Belege im Archiv hochgeladen werden, die auf EXPORT stehen. Der zweite Button übermittelt nur die Belege die aktuell markiert sind und auf EXPORT stehen.

Achtung:

• Um Fehler bei der Übermittlungen zu vermeiden, sollte Sie maximal 50 bis 100 Belege gleichzeitig übermitteln.
• Die Kommunikation zwischen dem ELO System und DATEV Unternehmen Online funktioniert über den Unternehmensnamen.

Wurde die Übermittlung gestartet, erscheinen zwei Fenster. Zum einen wird ein neuer Reiter im Standard-Browser geöffnet, in dem die Authentifizierung für DUO und anschließend die Übermittlung stattfinden wird. Das zweite Fenster ist der folgende Dialog im Java Client.

 

In dem Dialog können Sie die Übermittlung abbrechen, indem Sie „Nein“ auswählen und die Authentifizierung im Browser schließen. Nur wenn Sie die Übermittlung erfolgreich abgeschlossen haben, sollten Sie "Ja" auswählen.

Im Browser können Sie nach der erfolgreichen Authentifizierung alle ausgewählten Belege zu DUO übertragen.

Im nächsten Schritt wird Ihnen angezeigt, welche Belege erfolgreich hochgeladen wurden, welche Belege Fehler enthalten und die zugehörigen Fehlermeldungen.

 

Nach der Übermittlung können Sie wieder in den Java Client wechseln und mit „Ja“ bestätigen.

Der Status der Belege wir je nach Ergebnis der Übermittlung angepasst. In diesem Beispiel sind 2 von 3 Belegen erfolgreich nach DUO übermittelt worden. Der fehlgeschlagene Beleg behält weiterhin den Status EXPORT, damit er nach einer Fehlerkorrektur erneut übermittelt werden kann.

Die erfolgreich übermittelten Belege werden automatisch mit dem Status DATEV_UPLOADED gekennzeichnet und erhalten zudem noch eine Übermittlungs-ID und einen Zeitstempel. Die als übermittelt gekennzeichneten Belege verschwinden dann spätestens nach wenigen Minuten aus dem dynamischen Ordner "Zum Export Bereit".

Bereits als übermittelt markierte Belege können bei Bedarf erneut übermittelt werden, in dem der Status mit dem dritten Button "Bereitstellungs-Status zurücksetzen" zunächst zurückgesetzt wird und die Belege im Anschluss wieder übermittelt werden.

FAQ

Wieso wurde ein falscher Anhang aus meiner Rechnungs-E-Mail an DUO übermittelt?

In diesem Artikel steht beschrieben, was die Ursache ist und wie Sie den richtigen Anhang übermitteln können.

Wie viele Belege können gleichzeitig übermittelt werden?

Wir empfehlen maximal 50 bis 100 Belege auf einmal zu übermitteln, um Fehler zu vermeiden.

Welche Rechnungsdaten werden übermittelt?

Welche Daten aus dem Invoice Basic Formular für Eingangsrechnungen übermittelt werden, erfahren Sie in der Tabellenspalte "DUO Upload" im Abschnitt "Formularfelder" in diesem Artikel.

Kann die Bezeichnung der zu übermittelnden PDF-Rechnungen konfiguriert werden?

Ja, die Dateibezeichnungen Ihrer zu übermittelnden PDF-Rechnungen können so konfiguriert werden, dass diese verschiedene Informationen zu der jeweiligen Rechnung enthalten, z.B. die Rechnungsnummer oder den zugehörigen geschäftlichen Kontakt. Die Bezeichnungen können jedoch nur allgemein für alle zu übermittelnden Rechnungen, nicht für einzelne Rechnungen angepasst werden. Wenden Sie sich für die Konfiguration gerne an unseren Support.