Elektronische Ausgangsrechnungen in ELO importieren (via Webdav)

Was sind elektronische Rechnungen?

Bei elektronischen Rechnungen handelt es sich um herkömmliche, Menschen-lesbare PDF-Rechnungen, welche die Rechnungsdaten in einer Maschinen-lesbaren XML-Datei enthält.

Dieses Format hat den entscheidenden Vorteil, dass die Rechnungsdaten bereits digital vorliegen und ganz leicht vom Computer ausgelesen werden können. Im Vergleich zu nicht-elektronischen Rechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen muss für eine digitale Archivierung also keine manuelle Datenerfassung oder eine Texterkennung vorgenommen werden.

Welche Formate können importiert werden?

Unser Import von Ausgangsrechnungen funktioniert aktuell mit ZUGFeRD-Rechnungen in den Formaten 1.0, 2.0 und 2.1 (ab März 2022).

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat für die Übermittlung von Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF-Dokument und beinhaltet die Rechnungsdaten zusätzlich strukturiert in Form einer eingebetteten XML-Datei. Die strukturierte Datenübermittlung vereinfacht die korrekte elektronische Erfassung der Informationen.

Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung in ELO geladen?

Um eine ZUGFeRD-Rechnung (der Version 2.0) an ELO zu übermitteln, wird ein WEBDAV-Client benötigt (z.B. Cyberduck).

1. Schritt: Bei erstmaliger Einrichtung stellen Sie eine Verbindung mit dem Server http://ihrName.ecm.online/webdav her. Dafür werden die folgenden Zugangsdaten benötigt:

Username: service
Passwort: <webdavPasswort, welches Sie auf Anfrage vom Support erhalten>

2. Schritt: Navigieren Sie in den Unterordner http://ihrName.ecm.online/webdav/upload/invoice/outgoing und fügen Sie die ZUGFeRD-Rechnungen per Drag-and-drop ein. Von dort werden die ZUGFeRD-Rechnungen innerhalb kurzer Zeit an ELO übermittelt.

3. Schritt: Zur Überprüfung der Übermittlung, aktualisieren Sie den Ordner. Bei erfolgreicher Übermittlung wird die ZUGFeRD-Rechnung im ELO-Archiv gespeichert und aus dem WEBDAV-Ordner entfernt. Sollte bei der Übermittlung ein Fehler auftreten, wird der Name der betroffenen PDF-Datei mit ".err" ergänzt und eine Fehlermeldung in Form einer Textdatei generiert.

4. Schritt: Die Rechnung wurde in "Rechnungsnummer + Kundenname" umbenannt und wird unter "Finanzbuchhaltung > Mandantenname > Rechnungsjahr > Rechnungsmonat > Ausgangsrechnung" abgelegt. Während des Ablegens wird zusätzlich das Sachkonto auf einen vordefinierten Wert gesetzt. Im Standard wird das Sachkonto auf 4400 gesetzt, eine Anpassung ist jedoch auch möglich. Wenden Sie sich hierfür gerne an unseren Support.

Wieso hat der Upload nicht funktioniert?

• Der ZUGFeRD-Import muss zunächst aktiviert werden und benötigt je nach Stand Ihres Systems ein Update. Wenn Sie sich für die Verwendung des Features interessieren, wenden Sie sich für dessen Aktivierung bitte zunächst an unseren Support.
• Handelt es sich bei der Rechnung um die ZUGFeRD-Version 1.0? Diese Version wird erst ab März 2022 unterstützt und benötigt ein Update.
• Handelt es sich bei der Rechnung um ein ZUGFeRD-Format mit integriertem XML-Dokument? Überprüfen Sie (z.B. mit einem PDF-Viewer), ob das PDF-Dokument XML-Anhänge enthält und wenn ja wie viele.
• Überprüfen Sie, ob der XML-Datei Informationen fehlen. Name des Rechnungsempfängers und Rechnungsdatum müssen vorhanden sein, damit die Rechnung im ELO korrekt abgelegt werden kann.