Belegerkennung und Stammdatenabgleich - Invoice Basic

Was ist die Belegerkennung und der Stammdatenabgleich?

Wenn Rechnungen als PDF-Dokumente in ELO abgelegt werden und der Prozess für die Erfassung, Prüfung und Ablage gestartet wird, erkennt die Belegerkennung den Text auf der Rechnung und bestmöglich auch, welche Informationen wo stehen, sodass diese direkt ins korrekte Formularfeld übernommen werden.

Anschließend wird auf Basis dieser erkannten Informationen ein Abgleich mit Ihren Stammdaten durchgeführt. So kann anhand der erkannten Umsatzsteuer-ID und IBAN ein bereits in den Stammdaten vorhandenes Lieferunternehmen erkannt werden. Zu diesem Lieferunternehmen können dann weitere Informationen, wie die Adresse, aus dem Stammdaten abgerufen und in das Formular eingetragen werden.

Die Eingangsrechnungen werden so mit allen nötigen Informationen im internen Freigabeprozess weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Eingangsrechnungen so ganz einfach prüfen, freigeben oder gegebenenfalls ablehnen. Nach der Freigabe kann dann z. B. eine Übergabe an DATEV erfolgen, um die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerbüro zu digitalisieren.

Welche Daten können erkannt werden?

Die Belegerkennung ist in der Lage die folgenden Informationen aus dem Beleg auszulesen und in das Eingangsrechnungsformular einzutragen, jedoch ist die Qualität der Erkennung von vielen verschiedenen Faktoren abhängig, es kann daher keine bestimmte Erkennungsqualität garantiert werden.

Name des Unternehmens
Name des Lieferunternehmens
Straße des Lieferunternehmens
PLZ des Lieferunternehmens
Ort des Lieferunternehmens
IBAN des Lieferunternehmens
USt-Id des Lieferunternehmens
Belegnummer	Leerzeichen werden direkt entfernt, da von DATEV nicht akzeptiert.
Belegdatum
Fälligkeitsdatum	Wenn es nach dem Belegdatum liegt (DATEV-Kriterium).
Nettobetrag
Bruttobetrag
Rechnungspositionen	Hier erfahren Sie mehr. Optionales Feature, bitte wenden Sie sich an unseren Support.

Die Belegerkennung ist auf diesen Funktionsumfang optimiert und standardisiert. Es können derzeit keine weiteren Felder hinzugefügt werden. Die manuell von Ihnen vorgenommen Korrekturen der erkannten Daten können optionale im Hintergrund verwendet werden, um die Erkennung neuer Rechnungen weiter zu optimieren. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt "Fehler der Belegerkennung melden".

Welche Daten werden aus dem Stammdaten ausgelesen?

Als zusätzliches Feature besteht die Möglichkeit, dass das Ergebnis der Belegerkennung automatisch mit Ihren in den Stammdaten hinterlegten Lieferunternehmen abgeglichen wird und nach der auf der Eingangsrechnungen erkannten IBAN oder der USt-Id gesucht wird. Diese beiden Werte sind deutschlandweit die zuverlässigsten Werte nach denen Lieferunternehmen eindeutig identifiziert werden können. Gibt es einen Treffer in den Lieferunternehmen-Stammdaten, werden die zugehörigen Informationen ebenfalls ausgelesen und in das Formular eingetragen. Dazu gehören beispielsweise Sachkonto, Kostenstelle oder der BU-Schlüssel.

Der Name des von der Belegerkennung erkannten Rechnungsempfängers wird mit Ihren Unternehmen in den Stammdaten abgeglichen. Haben Sie genau ein Unternehmen in Ihren Stammdaten, wird dieses im Formular immer vorbelegt.

Die gewissenhafte Pflege der Stammdaten mit allen notwendigen Informationen zu den Lieferunternehmen ist die Basis für eine gute Belegerkennung. Mehr zur Pflege Ihrer Stammdaten-Tabellen lesen Sie hier.

Wie sieht das Ergebnis der Belegerkennung und des Stammdatenabgleichs aus?

Um besser nachzuvollziehen, wie Belegerkennung und Stammdatenabgleich funktionieren, haben wir ein Protokoll entwickelt, welches zu den verschiedenen Schritten Rückmeldungen sammelt und im Eingangsrechnungsformular auf einen separaten Reiter abgerufen werden kann. Das Protokoll können Sie im oberen Bereich des Rechnungsformulars über den Reiter "Protokoll" einsehen.

Das Protokoll ist in drei Abschnitte unterteilt und zeigt farblich auf den ersten Blick, welche Schritte erfolgreich waren. Zusätzliche detailliertere Informationen lassen sich ausklappen.

Der erste Allgemein liefert Informationen über den Status von Belegerkennung, Stammdatenabgleich oder der Erkennung Ihres Unternehmens auf dem Beleg.

Der Abschnitt Belegerkennung zeigt, welche Daten die Belegerkennung gefunden hat. Für die Grundlage des Stammdatenabgleichs der Lieferunternehmens wird angezeigt, ob und welche IBAN und USt-Id gefunden wurde. Für die Erkennung Ihres Unternehmens wird angezeigt ob bzw. welcher Unternehmens-Name erkannt wurde. Für detailliertere Analysen werden außerdem die Rohdaten der Belegerkennung gezeigt.

Der letzte Abschnitt zeigt, welche Daten anhand des Ergebnis der Belegerkennung aus dem vorherigen Abschnitt in Ihren Stammdaten gefunden wurden. Das Unternehmen wird anhand des erkannten Namens, das Lieferunternehmen wird anhand der erkannten IBAN oder USt-Id gefunden.

Fehler der Belegerkennung melden

Sollte es im Abschnitt Belegerkennung einen Fehler geben, d. h. es wurden bestimmte Daten auf dem Beleg nicht oder falsch erkannt, dann gibt es ab September 2022 die Möglichkeit eine Korrektur des Fehlers an die Belegerkennung zurückzumelden. Anhand der Korrektur kann die Erkennung für zukünftige ähnliche Belege verbessert werden. Dafür im Schritt der Datenerfassung oberhalb des Protokolls der Belegerkennung den Haken bei "Fehler der Belegerkennung melden" setzen und den Beleg wie gewohnt im Freigabe-/Archivierungsprozess weiterleiten. Die Daten werden dann nach dem Weiterleiten im Hintergrund gemeldet. Die Korrektur der Erkennung kann dann bis zu zwei Tagen dauern. Hier finden Sie einen ausführlicheren Artikel über die Korrektur der Belegerkennung.

Belegerkennung abbrechen

Sollte Ihre Rechnung aus technischen Gründen in der Belegerkennung hängen bleiben oder z. B. bei sehr großen Dateien sehr lange dauern, die Rechnung aber schnell verarbeitet werden soll, dann kann die Belegerkennung abgebrochen werden. Die Rechnungsdaten werden dann nicht vorausgefüllt und müssen manuell oder per Click-OCR ausgefüllt werden. Nach dem Abbruch wird der Beleg in die Datenerfassung weitergeleitet. Diese Funktion ist ab September 2023 verfügbar.

Zum Abbrechen suchen Sie die Rechnung im Archiv-Order Belegerkennung heraus. Dort finden Sie alle Belege, die sich aktuell in der Belegerkennung befinden und noch nicht in Ihren Aufgaben angekommen sind.

Nachdem Sie den Beleg markiert haben, drücken Sie unter Support > Belegerkennung den Button Belegerkennung abbrechen (siehe Screenshot).

Belegerkennung wiederholen

Sollte die Belegerkennung nicht richtig durchgeführt worden sein, beispielsweise wegen eines technischen Fehlers, kann die Belegerkennung per Knopfdruck erneut durchgeführt werden, siehe dafür die Abbildung im vorherigen Abschnitt. Diese Funktion ist ab Dezember 2023 verfügbar.

Wollen Sie allerdings die Belegerkennung wiederholen, weil Sie mit der vorherigen Erkennung nicht zufrieden sind, dann sollten Sie beachten, dass die erneute Durchführung der Belegerkennung erst zu einem besseren Ergebnis führen kann, sobald der Fehler gemeldet und eine Korrektur der Belegerkennung durchgeführt wurde. Lesen Sie dafür den obigen Abschnitt "Fehler der Belegerkennung melden". Die Verbesserung der Erkennung kann bis zu zwei Tagen dauern.

Das Szenario ergibt vor Allem dann Sinn, wenn Sie mehrere Rechnung von einem Lieferunternehmen zeitgleich ablegen und bei diesen mit der Belegerkennung nicht zufrieden sind. Korrigieren Sie dann die Daten eines der Belege und warten Sie nach dem Abschluss der Datenerfassung die zwei Tage ab. Wiederholen Sie dann die Belegerkennung bei den restlichen Belegen.

Haben Sie zu diesem Artikel Anmerkungen oder Fragen? Dann freuen wir uns über Ihre Nachricht an unseren Support.