DATEV Rechnungsdatenservice Schnittstelle für ELO Partner

Mit der DATEV Rechnungsdatenservice Schnittstelle lassen sich Eingangsrechnungen von ELO zu DATEV Unternehmen online übertragen.

 

Voraussetzungen

Einrichtung DATEV Unternehmen oder Belege online beim Kunden. Die Einrichtung ist hier beschrieben.

Nutzung der offiziellen ELO Business Solution Invoice der ELO Digital Office GmbH. Die Zuordnung der Maskenfelder und des ELO Workflows ist 1:1 aufeinander abgestimmt, da wir unsere Schnittstelle als Bestandteil der Business Solution Invoice verstehen.

Unterstütze ELO Versionen:

• ELOprofessional / ELOenterprise 12
• ELOprofessional / ELOenterprise 20
• ELOprofessional / ELOenterprise 23

 

Benötigte Module für die Gesamtlösung

Zur Nutzung der Gesamtlösung müssen folgende Bestandteile pro Kunde erworben werden:

Modul	Anbieter	Kosten / Lizensierung
DATEVconnect online (neuer Name DATEV Rechnungsdatenservice)	DATEV e.G.	siehe DATEV Preisliste
ELO Business Solution Invoice	ELO Digital Office GmbH	siehe ELO Preisliste
DATEVconnect online for ELO	ecm.online GmbH	siehe ELO Preisliste

Die Installation der Schnittstelle ist hier beschrieben. Die Einrichtung der DATEV Konfiguration können Sie für jeden berechtigten DATEV User bei Ihrem Kunden hier testen.

Umfang / Leistungsbeschreibung

Mit der Schnittstelle werden folgende Daten an DATEV Unternehmen online (DUO) übermittelt:

• Die PDF-Rechnung (PDF-Datei) (es funktionieren nur PDF-Dateien)

• Folgende Felder der Rechnungskopfdaten:
  
  

  • Ab der Version 1.4.0 der Schnittstelle wird auch der Bezahlt-Status übermittelt. Ist dieser im ELO gesetzt, wird als Bezahlt-Datum das Rechnungsdatum übermittelt und es wird in DUO keine Überweisung erstellt. Ab der Version 1.6.0 der Schnittstelle wird auch das Buchungsdatum als Bezahlt-Datum übermittelt und der Beleg in DUO somit als bezahlt markiert, wenn dieses gesetzt ist. 
• Folgende Felder der Positionszeilen:
  
  

Beachten Sie unbedingt die hier beschriebenen Hinweise zu den Positionen für die Übermittlung zu DATEV Unternehmen online!

Zusätzliche Formularfelder

Zusätzlich zu den Standard-Feldern der ELO Business Solutions Invoice können Sie folgende Zusatzfelder manuell in das Formular Ihrer Kunden einbauen, um weitere Informationen an DATEV Unternehmen online zu übermitteln:

Name	Technische Feldbezeichnung	Empfohlener Typ	Beschreibung
Notizfeld	IX_MAP_RECEIPT_NOTES Muss manuell ins Formular eingebaut werden.	Mehrzeiliges Textfeld außerhalb der Rechnungspositionen	Ein Freitextfeld mit dem eine Notiz zu der Rechnung an den Steuerberater übermitteln werden kann, z.B. Informationen zu Sonderfällen bei der Buchung oder Informationen, warum die Rechnung gekürzt wurde.
Kostenstelle 1	IX_MAP_INVI_ COST_CENTER_NO{i}	Kurzes Textfeld innerhalb der Rechnungspositionen	Übermittelt die Kostenstelle KOST1 an DUO
Kostenstelle 2	IX_MAP_INVI_ COST_OBJECT_NO{i}	Kurzes Textfeld innerhalb der Rechnungspositionen	Übermittelt die Kostenstelle KOST2 an DUO
Zahlungsbedingungs-nummer	IX_MAP_PAYMENT_ CONDITION_ID Muss manuell ins Formular eingebaut werden.	Kurzes nummerisches Feld	Muss in den Stammdaten online angelegt sein. Auf Basis der in den Stammdaten online angelegten Zahlungsbedingungsnummer (ZBN) werden in DUO die Bezeichnung aus den Stammdaten online und die Skontoinformationen wie z. B. die Netto-Fälligkeit eingetragen. Ausnahme: ZBN 9 = keine Mahnung/keine Lastschrift muss nicht angelegt sein. Wenn eine ZBN angegeben ist, dürfen keine Skonto-informationen angegeben sein, sonst werden die Belegsatzdaten nicht verarbeitet. Die ZBN wird nicht an das DATEV ReWe weitergegeben. Ausnahme: Die ZBN 9 wird an das DATEV ReWe im Belegfeld 2 weitergegeben.

Hinweise zu Rechnungsbeträgen

Sämtliche Beträge in DATEV werden immer ausschließlich als Brutto-Werte verarbeitet. Auch, wenn im ELO Formular Netto-Beträge angezeigt oder vielleicht sogar erfasst werden, so werden immer nur ausschließlich die Bruttobeträge an DATEV übermittelt. Das kann zu Abweichungen führen, wenn der Brutto-Betrag im Formular aus irgendwelchen falsch berechnet wird (z.B. durch Rundungsfehler)

Wir empfehlen die Erfassung der Rechnung in der Business-Solution Invoice auf Brutto umzuschalten. Das ist ab ELO Business Solution Invoice Version 1.06.000 möglich.

 

Bereitstellung Stammdaten

Die Bereitstellung von Stammdaten ist explizit NICHT Teil der Schnittstelle. Es gibt seitens DATEV keine Stammdaten Verbindung von ELO zu DATEV Unternehmen online. Wir empfehlen den Export der Stammdaten aus DATEV Rechnungswesen (das ist ggf. beim Steuerberater des Kunden im Einsatz, dieser muss die Daten dann für den Kunden exportieren). Die Daten können dann gemäß der Invoice Dokumentation in die Schattentabellen importiert werden.

Siehe dazu auch hier die ELO Invoice Business Solution Dokumentation.

Wenn Sie im ELO GeschäftspartnerInnen oder Sachkonto anlegen den/das es in DATEV Unternehmen online noch nicht gibt, dann wird das vom DATEV RZ beim Upload nicht geprüft. Es wird dann so getan als wären die Daten da und der Upload funktioniert ohne Probleme. Die Belegdaten werden korrekt ausgefüllt. Die Stammdaten werden dann aber nicht in DUO erzeugt. Das ist bei DATEV Unternehmen online nicht vorgesehen.

Wenn sich der Steuerberater den Beleg dann runterlädt in sein Kanzlei REWE und dort gibt es die Daten noch nicht, dann bekommt er einen Hinweis und kann die Daten dann anlegen. Der Steuerberater kann dann die Stammdaten wieder aus KaReWe an DUO senden.

KST werden ebenfalls beim Upload an DATEV Unternehmen online nicht geprüft. Die Werte aus ELO werden einfach so angenommen, wie sie in ELO hinterlegt worden sind und beim Upload einfach akzeptiert. Für die KST gibt in DATEV Unternehmen online auch keine Verwaltung.

Wichtige Hinweise zu Unternehmen:
Damit Rechnungen aus ELO immer dem richtigen Unternehmen zugeordnet werden können ist eine zwingende Voraussetzung, dass der Unternehmensname in den Stammdaten 1:1 mit denen aus DUO übereinstimmt. Kommt es zu einer Abweichung können die entsprechenden Rechnungen nicht hochgeladen werden.

Auch, wenn nur ein Unternehmen verwendet wird, so muss dieser im ELO Formular immer erfasst sein. Eine Vorbelegung ist des Unternehmens ist aber möglich.

 

Workflow

Die Schnittstelle bedient den Standard Export-Workflow der Invoice Lösung. Dabei wird wie in der offiziellen Dokumentation beschrieben, der Rechnungsstatus geändert. Der Standard Workflow muss bei Bedarf wie hier beschrieben angepasst werden: 

(1) Posting data export
Eine Rechnung steht ab diesem Knoten mit dem Status 5 - Zum Export für die Übermittlung an DATEV bereit.

(2) Posting data response
Nachdem die Daten per Button an DUO erfolgreich übermittelt wurden, erhalten die Rechnungen automatisch den Status 7 - Gebucht. Dieser Status wird vom Standard-Workflow automatisch erkannt und der Workflow läuft weiter. Das auffälligste Merkmal von Workflows, die diesen Punkt überwunden haben, ist, dass sich die Schriftfarbe von Blau auf Grün ändert.

 

Buttons in der Multifunktionsleiste

Für die Übermittlung der Rechnungen an DATEV stellen wir folgende neue Buttons zur Verfügung:

(1) Alle Belege übermitteln
Alle Rechnungen, die die Rechnungsprüfung durchlaufen haben und auch von der Buchhaltung freigegeben wurden, stehen im Status 5 - Zum Export bereit. Wird dieser Button betätigt, werden alle Rechnungen, die diesen Status haben und wo der aktuelle Anwender die entsprechenden Berechtigungen besitzt an DATEV übermittelt.

(2) Ausgewählte Belege übermitteln
Dieser Button funktioniert wie der Button (1), außer, dass nur Rechnungen hochgeladen werden, die in der aktuellen Ansicht markiert sind. Auch innerhalb der Selektion werden nur Rechnung mit dem Status
5 - Zum Export hochgeladen.

Diese DATEV Upload Funktionen lassen sich sehr gut mit Suchordnern (dynamische ELO Register) verwenden. Wenn z.B. mehrere Buchhalter, die für verschiedene Unternehmen zuständig sind, ihre Rechnungen unabhängig voneinander hochladen wollen, können einfach immer alle Rechnungen aus dem jeweiligen Suchordner (dynamische ELO Register) markiert und hochgeladen werden. 

Außerdem ist die Funktion sehr praktisch, um Tests mit einzelnen Rechnungen durchzuführen.

(3) Bereitstellungs-Status zurücksetzten
Nachdem eine Rechnung mit dem Status 5 - Zum Export erfolgreich hochgeladen wurde, erhält diese den Status 7 - Gebucht. Manchmal möchte man Rechnungen aber aus div. Gründen noch einmal zu DUO übermitteln. Man kann einfach mehrere Rechnungen markieren und mit diesem Button den Status wieder auf 5 - Zum Export zurücksetzten.

 

Verwendung von Rechnungs-Containern

Die ELO Business Solution Invoice erlaubt die Verwendung von sog. “Rechnungscontainern”. Rechnungen wurden somit nicht direkt im Zielverzeichnis abgelegt, sondern jede Rechnung wird innerhalb eines eigenen Ordners abgelegt. Das ist praktisch, um z.B. Lieferscheine etc. zu einer Rechnung abzulegen.

Unterstützt wird beides, sowohl Rechnungen direkt abzulegen als auch die Verwendung von Rechnungscontainern. Werden solche Container verwendet, wird bei der Belegübermittlung immer die älteste Datei im Container an DUO übermittelt, da wird davon ausgehen, dass immer zuerst die Rechnung abgelegt wird.

Übermittlung von Ausgangsrechnungen

Die Übermittlung bzw. Verarbeitung von Ausgangsrechnungen über die Schnittstelle ist optional ebenfalls möglich. Wir empfehlen jedoch die Schnittstelle des ERP Anbieters zu verwenden. Bitte kontaktieren Sie den Anbieter Ihres ERP-Systems für eine Übermittelung der Rechnung direkt an DATEV. Sollte dennoch eine Übermittlung aus ELO bevorzugt werden, dann muss eine Maske Ausgangsrechnungen  mit dem hier beschriebenen Mapping verwendet werden. Für den Import kann z.B. der ELO XML Importer verwendet werden.

Übermittlung von Gutschriften

Die Übermittlung von erhaltenen Gutschriften ist ebenfalls möglich. Erfassen Sie dafür negative Beträge (Brutto, Netto, Skonto) und übermitteln Sie das Dokument wie gewohnt an DATEV.

Verhalten im Fehlerfall

Sollten es beim Upload zu Problemen kommen, sehen sich die hier beschriebenen Informationen an.

Validierung beim Upload

Das DATEV Rechenzentrum prüft beim hochladen von Belegen die folgenden Felder ab:

Darf höchstens 50 Zeichen enthalten:
- Unternehmensname
- Name des Geschäftskontakt

Darf höchstens 15 Zeichen enthalten:
- Kundennummer

Darf höchstens 30 Zeichen enthalten:
- Ware/Leistung

- Beschreibung bei den Positionen

Darf Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben, Punkte, Leerzeichen und Unterstriche enthalten. Darf höchstens 15 Zeichen enthalten:
- Umsatzsteuer ID

Darf mindestens 15, höchstens 34 Zeichen und keine Leerzeichen enthalten. Beginnt mit zwei Großbuchstaben, gefolgt von 2 Zahlen und 11 bis 30 Zahlen/Buchstaben:
- IBAN

Darf mindestens 8, höchstens 11 Zeichen und nur Großbuchstaben und Zahlen enthalten. Die ersten sechs Zeichen müssen Buchstaben sein:
- BIC

Darf höchstens 36 Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben, keine Umlaute und die Sonderzeichen $ % & * + - / enthalten:
- Belegnummer

Darf höchstens 12 Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben, keine Umlaute und die Sonderzeichen $ % & * + - / enthalten:
- Interne Rechnungsnummer

Darf nicht 0 sein, darf nur Komma als Dezimaltrennzeichen haben:
- Alle Beträge

Zweistellig mit höchstens zwei Nachkommastellen:
- Alle Prozentwerte

Darf nur Zahlen enthalten und bei mehreren Ziffern nicht mit 0 beginnen:
- BU-Schlüssel

1 bis 999999999:
- Sachkonto

Darf höchstens 36 Zahlen und Buchstaben enthalten und Leerzeichen dürfen nur in der Mitte vorkommen:
- Kost1
- Kost2

Darf höchstens 120 Zeichen enthalten:
- Notizen

Die Felder werden von der Schnittstelle vor dem Upload geprüft. Wir empfehlen die Felder bereit bei der Erfassung im ELO zu verifizieren. 

Support

Supportanfragen können über den hier beschriebenen Weg gestellt werden.

Einrichtung

Die kostenpflichtige Einrichtung unsere Schnittstelle (nicht der ELO Invoice Business Solution) kann hier gebucht werden.