BS Invoice: Erfassung Buchungsdaten für DUO Upload

Wenn Sie die ELOprofessional oder ELOenterprise Business Solution Invoice nutzen um Rechnungsdaten zu erfassen und an DATEV Unternehmen online zu übermitteln gibt es mehrere Möglichkeiten dies zu tun. Der Grund dafür ist, dass für einige gängige Buchungen Vereinfachungen umgesetzt wurden.

Dieser Artikel besteht aus zwei Teilen:

• Teil 1) Erfassung von Positionsdaten
• Teil 2) Erfassung von Zahlungsbedingungen

Teil 1) Erfassung von Positionsdaten

1.1 Keine Positionen, nur ein Steuersatz

Der einfachsten Fall sind Rechnungen mit einem Steuersatz und keinen Positionen bzw keiner Aufteilungsbuchung. Dabei wird der komplette Rechnungsbetrag auf eine Kostenstelle und ein Sachkonto gebucht.

Die gewünschten Konten erfassen Sie einfach in den Positionszeilen. Dabei darf in der Positionszeile KEIN Betrag erfasst werden. Wir empfehlen nur folgende Felder zu verwenden:

• Kostenstelle
• Sachkonto
• Beschreibung

Der komplette Rechnungsbetrag sowie der Steuersatz werden dann in den Fußdaten erfasst:

1.2 Keine Positionen, mehrere Steuersätze

Der nächste Fall sind Rechnungen mit mehreren Steuersätzen und keinen Positionen bzw keiner Aufteilungsbuchung. Dabei wird der komplette Rechnungsbetrag auf eine Kostenstelle und ein Sachkonto gebucht.

Die gewünschten Konten erfassen Sie einfach in den Positionszeilen. Dabei darf in der Positionszeile KEIN Betrag erfasst werden. Wir empfehlen nur folgende Felder zu verwenden:

• Kostenstelle
• Sachkonto
• Beschreibung

Der komplette Rechnungsbetrag sowie die beiden Steuersätze mit den dazugehörigen Nettobeträgen werden dann in den Fußdaten erfasst:

Da in DATEV eine Position nur einen Steuersatz haben kann, wird hier im Hintergrund trotzdem eine Aufteilungsbuchung vorgenommen. In beiden Positionen werden einfach die gleichen Konten hinterlegt.

1.3 Mehrere Positionszeilen, ein Steuersatz

Bei Rechnungen, die auf mehrere Kostenstellen oder Sachkonten aufgeteilt werden soll MUSS die Erfassung über die Positionszeilen erfasst werden. Dabei müssen immer ALLE Felder erfasst werden. Es werden außerdem auch mehr Felder benötigt, als bei den einfachen Erfassungsformen.

Wenn Informationen über die Positionsdaten erfasst werden, lässt sich an den Fußdaten NICHTS mehr ändern, da alle Informationen aus den Positionszeilen kommen. Man sieht hier, dass nur eine Steuerposition zu sehen ist, da alle Positionen den gleichen Steuersatz verwenden:

Beim erfassen von Positionszeilen, wird für jede Positionszeile in ELO eine Buchungszeile in DATEV erzeugt.

Die hier beschriebene Variante kann alternativ auch nur für eine Position verwendet werden. Wir empfehlen das Formular 610 in ELO zu verwenden und ggf. optisch für den Kunden anzupassen in dem einige Spalten auf hidden gesetzt werden.

1.4 Mehrere Positionszeilen, mehrere Steuersätze

Bei Rechnungen, die auf mehrere Kostenstellen oder Sachkonten aufgeteilt werden soll MUSS die erfassung über die Positionszeilen erfasst werden. Dabei müssen immer ALLE Felder erfasst werden. Es werden außerdem auch mehr Felder benötigt, als bei den einfachen Erfassungsformen.

Wenn Informationen über die Positionsdaten erfasst werden, lässt sich an den Fußdaten NICHTS mehr ändern, da alle Informationen aus den Positionszeilen kommen. Man sieht hier, dass mehrere Steuerpositionen erzeugt werden, da in den Positionsdaten mehrere Steuersätze erfasst wurden.

Beim erfassen von Positionszeilen, wird für jede Positionszeile in ELO eine Buchungszeile in DATEV erzeugt.

Um die Erfassung für den Anwender intuitiver zu gestalten empfehlen wir das Formular zu optimieren und Positionsdaten und Fußdaten zu einem Reiter zusammen zu fassen und nicht benötigte Felder unsichtbar zu machen (einige Felder werden für die Berechnung benötigt, diese müssen sichtbar bleiben).

Teil 2) Erfassung von Zahlungsbedingungen

Bei der Erfassung von Zahlungsbedingungen in ELO gibt es zwei Möglichkeiten:

Wichtig: alle Zahlungsziele aus den Positionen müssen immer vor der "Fälligkeit für Rechnungsprozesse liegen"

Möglichkeit 1:

Sie dürfen die Funktion "als Fälligkeit" (1) nicht nutzen. Das Zahlungsziel der Rechnung einfach manuell befüllen (2).

Möglichkeit 2:

Als Dritte (Wichtig! Nicht als Erste oder Zweite!) Zahlungsbedingung immer (30 Tage) netto erfassen und das als Fälligkeit auswählen.