Zahlungsverkehr per SEPA.XML

Funktionsumfang

Dieses Zusatz-Feature von ecm.online in Verbindung mit dem ELO ermöglicht es Ihnen, aus Ihren abgelegten Eingangsrechnungen schnell und einfach eine Überweisungsdatei im SEPA-XML-Standard per Knopfdruck zu erstellen. Die SEPA Datei können Sie in allen SEPA-XML-fähigen Programmen und Web-Lösungen Ihrer Bank importieren und zur Durchführung von Überweisungen verwenden. Das SEPA-XML-Format wird von vielen Banken unterstützt und ermöglicht es Ihnen somit, bequem mehrere Rechnungen in einem Rutsch zu bezahlen. 

Einrichtung und Vorbereitung

Der Export von SEPA-XML-Dateien muss zunächst aktiviert und eingerichtet werden. Wenn Sie sich für die Nutzung des Features interessieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.

Zahlungskonten

Um eine SEPA-XML generieren zu können, müssen IBAN, BIC und Namen der InhaberInnen des Zahlungskontos hinterlegt werden. Ab der Version ecm-common 1.6.0 können auch mehrere Zahlungskonten hinterlegt und bei der Rechnungsdatenerfassung im Formular je Beleg ausgewählt werden. Mithilfe der automatischen Erkennung von Unternehmen kann das passende Zahlungskonto ebenfalls automatisch vorbelegt werden. Ab September 2021 können Ihre Zahlungskonten auch ganz einfach im Kundenportal in der Tabelle ecm_bank_accounts gepflegt und ergänzt werden.

 

Überweisungsziel

Als Grundlage für die Überweisungen dient außerdem je Beleg, der Bruttobetrag sowie IBAN, BIC und der Name des Lieferunternehmens.

Mit der Eingangsrechnungslösung Invoice Basic

• Den Zahlungskonten können bei der Konfiguration Unternehmen zugeordnet werden (per Unternehmensnummer, ab Invoice Basic 1.20.0), wenn Sie beispielsweise oft je Unternehmen gleiche Zahlungskonten verwenden. Dann wird in dem Eingangsrechnungsformular das Feld "Überweisungs-Konto" vor-ausgefüllt, wenn von der Belegerkennung das entsprechende Unternehmen erkannt wurden.

• Wenn ein separater Zahlbetrag erfasst wird, wird dieser anstelle des Bruttobetrags für die Überweisungsdatei verwendet (ab Invoice Basic 1.19.0). Ab September 2021 wir im Feed explizit dokumentiert, welcher Betrag für die Überweisungsdatei verwendet wurde.
  
  
• Wenn erfasst, werden bei der Erstellung der SEPA-XML die Skonto-Daten mit dem aktuellen Datum verglichen und der Bruttobetrag ggf. entsprechend gesenkt (ab Invoice Basic 1.18.0).  Die Nummer der Zahlungsbedingung aus DATEV Unternehmen online wird allerdings nicht berücksichtigt. Achten Sie darauf, die SEPA-XML am selben Tag in Auftrag zu geben, damit die Skonto-Daten noch gültig sind.
  Ab September 2021 wird in der SEPA-XML auch ein Zahlungstermin je Beleg erfasst. Dieser Termin ist je nachdem ob die Informationen erfasst und noch aktuell sind, das nächste Skonto-Datum, das Fälligkeitsdatum oder das aktuelle Datum.

Für den Verwendungszweck der Überweisung wird im Standard die Belegname (üblicherweise Belegnummer und Name des Lieferunternehmens) und Belegdatum mit dem Präfix Rechnung verwendet, also z.B. Rechnung RE230498 Muster GmbH 21.01.2021 (ab ecm-common 1.5.0). Der Verwendungszweck ist global konfigurierbar und kann um weitere Informationen ergänzt werden.

Ablauf

Wichtig ist zunächst, dass alle zu bezahlenden Eingangsrechnungen die im vorherigen Abschnitt genannten Daten enthalten. Diese können bei Bedarf in der Verschlagwortung ergänzt oder bearbeitet werden.

Die unbezahlten Eingangsrechnungen werden in den dynamischen Ordner "Unbezahlte Rechnungen" referenziert, welcher auf oberster Ebene im Archiv zu finden ist. Wählen Sie alle zu bezahlenden Rechnungen aus und klicken Sie auf den Button "Zahlungsverkehr" im Reiter "Rechnungen".

Wählen Sie die Option "SEPA XML erzeugen" aus. Die erfolgreich verarbeiteten Rechnungen werden als "bezahlt" markiert. Die SEPA-XML-Datei wird auf dem Desktop abgelegt. Zudem wird der Pfad der SEPA-XML in die Zwischenablage kopiert, dieser kann zur Ansicht der Datei in einen Browser kopiert werden.

Ab September 2024 werden die Dateien nicht mehr direkt auf den Desktop abgelegt, stattdessen öffnet sich ein Speichern-Dialog. Der Pfad wird weiterhin in die Zwischenablage kopiert.

Außerdem erhalten Sie unmittelbar eine Rückmeldung zu der Erzeugung der SEPA-XML. Aus dem detaillierten Bericht geht hervor, welche Rechnungen in der Datei erfolgreich verarbeitet wurden und warum andere nicht verarbeite wurden.

Wurde die SEPA-XML erzeugt, wird im Feed der Rechnung dokumentiert, über welchen Betrag die Überweisungsanweisung erstellt wurde und wie der Betrag entstanden ist. Dieser kann entweder der Bruttobetrag, der Zahlbetrag oder der Bruttobetrag minus einer der Skontobeträge sein.

Rechnungen können über den Button "Zahlungsverkehr" automatisch oder alternativ auch ohne Erstellung der SEPA-XML manuell als "bezahlt" markiert werden. Die Änderungen des Bezahl-Status werden zudem im Feed der jeweiligen Rechnungen dokumentiert. 

Zusammenfassen von Rechnungen und Gutschriften

Einige Banken berechnen je Überweisung eine kleine Gebühr. Um Kosten zu sparen, wurde das Zahlungsmodul um die optionale Funktionalität erweitert, mehrere Rechnungen desselben Lieferunternehmens in eine Überweisung zusammenzufassen (verfügbar ab Juni 2022). Ist diese Funktion aktiviert, wird zum Beispiel aus drei Rechnungen über je 10€ eine zusammengefasste Überweisung über 30€ erstellt. Im Verwendungszweck der Sammelüberweisung werden dann die Verwendungszwecke der einzelnen Überweisungen aneinandergereiht. Der Zahlungsempfänger kann daher anhand der Rechnungsnummern nachvollziehen, welche Rechnungen durch diese Überweisung abgegolten wurden.

Die Zusammenfassung der Rechnungen geschieht entweder anhand der IBAN oder der Nummer des Geschäftskontakts. Um mehrere Rechnungen zusammen zu überweisen, wählen Sie alle zu bezahlenden Rechnungen aus und klicken Sie auf den Button "Zahlungsverkehr" im Reiter "Rechnungen" (siehe auch Abschnitt "Ablauf").

Mit dieser Funktionalität können ebenfalls Gutschriften in Überweisungen verrechnet werden. Solange eine Gutschrift und eine Rechnung mit höherem Betrag des selben Lieferunternehmens existieren, können diese zu einer Überweisung zusammengefasst werden.

Begleitdatei

Ab August 2022 wird zusätzlich zu der SEPA-XML Datei auch eine Begleitdatei erstellt. Diese enthält eine Tabelle der übertragenen Rechnungen mit allen relevanten Informationen.

Wenn Sie sich für diese Funktion interessieren, melden Sie sich gerne beim Support.