Modul zur Ablage und Archivierung von Projektdokumenten

Das Projektmodul dient der projektbezogenen Ablage von Dokumenten, ähnlich wie mit Invoice Basic. Das Modul bietet eine strukturierte Archivierung sämtlicher Unterlagen zu Ihren Projekten, wie beispielsweise Verträge, Bestellungs- und Auftragsbestätigungen.

Projektdokumente können einfach in die Postbox gezogen und über den Button "Projektdokument ablegen" abgelegt werden. Anschließend können die Daten des Projektdokuments erfasst werden, welche für die Ordnerstruktur im Archiv benötigt werden. Zu den Daten gehört unter anderem der Dokumententyp, die Art des Geschäftspartners sowie der Name des Projekts.

Die Daten zum Geschäftspartner können, wenn bereits erfasst, aus der Datenbank abgerufen und in das Formular übernommen werden. Neu erfasste Geschäftspartnerdaten werden mit dem Ablegen des Dokuments ebenfalls in der Datenbank gespeichert. Mehr zur Erfassung und Pflege der Stammdaten erfahren Sie in unserem Artikel über Stammdaten.

Nach Erfassung der Daten kann das Dokument abgelegt werden. Das Dokument wird dann umbenannt und in den Projektordner im Archiv abgelegt. Außerdem wird eine Referenz des Dokuments im Office-Bereich erstellt.