Buchungsübergabe an Dritt-Programme

Nachdem Sie die Daten Ihrer Rechnung im ELO erfasst und geprüft haben, können die Buchungsdaten automatisch exportiert und an Dritt-Programme, beispielsweise ein ERP-Programm, übergeben werden. Die exportierten Daten erhalten Sie in der Form einer XML-Datei. Der Export kann in den Rechnungsfreigabe-Workflow integriert und somit automatisch durchgeführt werden, sobald eine Rechnung freigegeben und im ELO-Archiv abgelegt wird.

Für den Export benötigen Sie ein Template der XML-Datei, welches wie folgt aussehen könnte:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Rechnung>
   <RechnungNr>{{objKeys.RECEIPT_NUMBER}}</RechnungNr>
   <RechnungDatum>{{objKeys.RECEIPT_DATE}}</RechnungDatum>
   <LieferantenNr>{{objKeys.VENDOR_NO}}</LieferantenNr>
   <FaelligAm>{{objKeys.RECEIPT_DUE_DATE}}</FaelligAm>
   <Nettobetrag>{{objKeys.RECEIPT_NET_AMOUNT}}</Nettobetrag>
   <Steuersatz>{{objKeys.VENDOR_TAX}}</Steuersatz>
   <Bruttobetrag>{{objKeys.RECEIPT_TOTAL_AMOUNT}}</Bruttobetrag>
   <Waehrung>{{objKeys.RECEIPT_CURRENCY_CODE}}</Waehrung>
</Rechnung>

Die exportierte XML-Datei würde dann beispielsweise so aussehen:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?>
<Rechnung>
   <RechnungNr>2021-5101386</RechnungNr>
   <RechnungDatum>20201002</RechnungDatum>
   <LieferantenNr>70962</LieferantenNr>
   <FaelligAm>20201101</FaelligAm>
   <Nettobetrag>450,00</Nettobetrag>
   <Steuersatz>16,00</Steuersatz>
   <Bruttobetrag>522,00</Bruttobetrag>
   <Waehrung>EUR</Waehrung>
</Rechnung>

In der XML-Datei lässt sich jedes Feld aus dem Rechnungsformular abbilden, wie zum Beispiel auch die Positionszeilen. Die XML-Datei sowie die zugehörige PDF-Rechnung werden in ein WEBDAV-Verzeichnis exportiert. In ihrem Ziel-Programm benötigen Sie wiederum eine entsprechende Schnittstelle für den Import der XML-Datei. Diese Schnittstelle sowie die nötigen Informationen für die Kompatibilität der XML-Datei müssen Sie bereit stellen, damit die exportierte Buchung im XML-Format auch in dem gewünschten Dritt-Programm importiert werden können. Bitte teilen Sie uns zu diesem Zweck mit, wie das XML-Template aussehen muss, damit es korrekt importiert werden kann. Nennen Sie uns beispielsweise die Kodierung (z.B. UTF-8) der XML-Datei.

Wohin wird die XML-Datei exportiert?

Die exportierte XML-Datei sowie die zugehörige PDF-Rechnung können im WEBDAV-Verzeichnis abgeholt werden, beispielsweise mit dem WEBDAV-Client CyberDuck. Wie Sie den WEBDAV-Client einrichten, erfahren Sie in unserem Help-Center-Artikel WEBDAV-Freigabe an ELO einrichten. Den genauen Zielpfad des Exports können Sie in der Export-Konfiguration im ELO hinterlegen und lautet zum Beispiel http://ihrName.ecm.online/webdav/download/export/ER.