Belegerkennung und Stammdatenabgleich - ELO for DATEV

In diesem Artikel geht es um die Belegerkennung der Eingangsrechnungslösung ELO for DATEV. Die Belegerkennung liegt jedoch auch den anderen Eingangsrechnungslösungen (Invoice Basic, Business Solution Invoice) zugrunde. Die kursiv hervorgehobenen Teile dieses Artikels gelten für alle Varianten.

Falls auf einem Beleg wie im Beispiel nur der GeschäftspartnerInnen-Name und nicht auch die Nummer steht (siehe Grafik 1), liegt das daran, dass der Abgleich nicht funktioniert hat. Bitte gleichen Sie dann die in Grafik 3 beschriebenen Daten ab und wählen die GeschäftspartnerInnen aus der Liste aus, so, dass auch die GeschäftspartnerInnen-Nummer korrekt gefüllt ist (siehe Grafik 2).

Grafik 1:

Grafik 2: Nach der Auswahl

Die GeschäftspartnerInnen werden über die IBAN und Umsatzsteuer-Id. aus den Stammdaten abgeglichen.

Die Pflege der Stammdaten ist die wichtigste Grundlage für eine korrekte Belegerkennung. In DATEV müssen somit die IBAN oder USt.-IdNr. zu jeden GeschäftspartnerInnen hinterlegt sein. Mit dem Button "Geschäftspartner Daten ein-/ausblenden" (Bereich 3 in Grafik 3) können Sie sich die weiteren ausgelesenen Informationen zu den GeschäftspartnerInnen anzeigen lassen. Das kann Ihnen dabei helfen herauszufinden, ob die Daten korrekt in DATEV hinterlegt wurden bzw. ob die Belegerkennung die Daten korrekt ausgelesen hat. Die Belegerkennung kann jedoch auch mehrere IBANs auf dem Beleg auslesen und verarbeiten. Daher kann dies nur ein Wegweiser sein, falls die GeschäftspartnerInnen nicht erkannt wurden.

Technische Funktionsweise der Belegerkennung

1. Schritt der Belegerkennung

Alle von der Belegerkennung erkannten Daten werden in die entsprechenden Felder im Formular geschrieben.

Grafik 3:

Wie man oben in den rot gerahmten Bereichen 1 bis 4 sieht, werden die Informationen direkt im ersten Schritt eingetragen.

In dem 5. Bereich sieht man, dass die GeschäftspartnerInnen-Nummer noch nicht befüllt ist. Der Abgleich mit Ihren hinterlegten Stammdaten hat im ersten Schritt noch nicht stattgefunden. Die (interne) GeschäftspartnerInnen-Nummer kann hier noch nicht ausgefüllt sein, da diese nicht auf dem Beleg steht.

2. Schritt

Im nächsten Schritt werden die erkannten Daten mit Ihren Stammdaten abgeglichen. In diesem Fall sind das die von Ihnen in DATEV hinterlegten/gepflegten Stammdaten.

Die Belegerkennung gleicht den erkannten Unternehmensnamen über ein Annäherungsverfahren (Levenshtein-Distanz) mit Ihren Stammdaten ab. Falls Sie mehrere Unternehmen mit ähnlichen Namen verwenden, kann es hier zu Problemen bei der Erkennung kommen.

Falls dies der Fall ist, können sie in ELO for DATEV bei der Ablage bereits das Unternehmen wählen:

Bei ELO for DATEV ist die Reihenfolge der Datenerfassung sehr wichtig (von oben nach unten in Grafik 3), das gilt auch für die Belegerkennung. So hängt das Wirtschaftsjahr von dem Unternehmen und die GeschäftspartnerInnen hängen wiederum vom Wirtschaftsjahr ab. Das Wirtschaftsjahr wird vom Belegdatum abgeleitet und mit dem Start- und Enddatum aus dem Wirtschaftsjahr in DATEV abgeglichen.

Fehler der Belegerkennung melden

Sollte es bei der Belegerkennung einen Fehler geben, d. h. es wurden bestimmte Daten auf dem Beleg nicht oder falsch erkannt, gibt es ab September 2022 die Möglichkeit eine Korrektur des Fehlers an die Belegerkennung zurückzumelden. Anhand der Korrektur kann die Erkennung für zukünftige ähnliche Belege verbessert werden.

Dafür kann im Schritt der formellen Prüfung in den Reiter für das Protokoll der Belegerkennung gewechselt werden. Oberhalb des Protokolls der Belegerkennung den Haken bei "Fehler der Belegerkennung melden" setzen und den Beleg wie gewohnt im Freigabe-/Archivierungsprozess weiterleiten. Die Daten werden dann nach dem Weiterleiten im Hintergrund rückgemeldet. Die Korrektur kann das bis zu 2 Tagen dauern. Mehr erfahren Sie in dem ausführlicheren Artikel über die Korrektur der Belegerkennung.

Belegerkennung abbrechen

Sollte Ihre Rechnung aus technischen Gründen in der Belegerkennung hängen bleiben oder z. B. bei sehr großen Dateien sehr lange dauern, die Rechnung aber schnell verarbeitet werden soll, dann kann die Belegerkennung abgebrochen werden. Die Rechnungsdaten werden dann nicht vorausgefüllt und müssen manuell oder per Click-OCR ausgefüllt werden. Nach dem Abbruch wird der Beleg in die formelle Prüfung weitergeleitet. Diese Funktion ist ab September 2023 verfügbar.

Zum Abbrechen suchen Sie die Rechnung im Archiv-Order Belegerkennung heraus. Dort finden Sie alle Belege, die sich aktuell in der Belegerkennung befinden und noch nicht in Ihren Aufgaben angekommen sind.

Nachdem Sie den Beleg markiert haben, drücken Sie unter Support > Belegerkennung den Button Belegerkennung abbrechen (siehe Screenshot).

Belegerkennung wiederholen

Sollte die Belegerkennung nicht richtig durchgeführt worden sein, beispielsweise wegen eines technischen Fehlers, kann die Belegerkennung per Knopfdruck erneut durchgeführt werden, siehe dafür die Abbildung im vorherigen Abschnitt. Diese Funktion ist ab Dezember 2023 verfügbar.

Wollen Sie allerdings die Belegerkennung wiederholen, weil Sie mit der vorherigen Erkennung nicht zufrieden sind, dann sollten Sie beachten, dass die erneute Durchführung der Belegerkennung erst zu einem besseren Ergebnis führen kann, sobald der Fehler gemeldet und eine Korrektur der Belegerkennung durchgeführt wurde. Lesen Sie dafür den obigen Abschnitt "Fehler der Belegerkennung melden". Die Verbesserung der Erkennung kann bis zu zwei Tagen dauern.

Das Szenario ergibt vor Allem dann Sinn, wenn Sie mehrere Rechnung von einem Lieferunternehmen zeitgleich ablegen und bei diesen mit der Belegerkennung nicht zufrieden sind. Korrigieren Sie dann die Daten eines der Belege und warten Sie nach dem Abschluss der Formellen Prüfung die zwei Tage ab. Wiederholen Sie dann die Belegerkennung bei den restlichen Belegen.

Support

Sollten Sie das Protokoll der Belegerkennung in Ihrem Eingangsrechnungsformular nicht finden, dann melden Sie sich gerne bei unserem Support.

Sollte es mit der Belegerkennung bei Lieferunternehmen, die Sie regelmäßig verwenden, zu Problemen kommen, dann senden Sie gerne eine Eingangsrechnung des Lieferunternehmens mit einer Beschreibung des Problems und einem Screenshot der problematischen Felder an unseren Support.

Mehr zur Funktionsweise der Belegerkennung und welche Informationen erkannt werden können, erfahren Sie auch hier.