Workflows Delegieren, Abgeben, Zurückgeben oder Zurückstellen

In der Aufgabenansicht befinden sich die beiden ELO-Funktionen "Workflow delegieren" und "Workflow abgeben". Mit diesen können Sie Aufgaben anderen Mitarbeitenden zuweisen. Wie die beiden Funktionen zu unterscheiden sind und was Zurückgeben und Zurückstellen bedeutet, erfahren Sie weiter unten.

Workflows delegieren

Wenn Sie einen Workflow, bzw. eine Aufgabe an eine andere Person delegieren, dann wird in dem aktuellen Workflow ein Zwischenschritt, also ein zusätzlicher Bearbeitungsschnitt, eingefügt. Es besteht außerdem die Möglichkeit, eine Benachrichtigung zu erhalten, nachdem die gewählte Person den Bearbeitungsschritt abgeschlossen hat. Wenn Sie diese Option wählen, wird ein zweiter zusätzlicher Bearbeitungsschritt in den Workflow eingefügt, in dem Sie die bearbeitende Person sind.

Die Funktion Workflow delegieren wurde im Prüfprozess deaktiviert (ab Version ecm-common 1.5.0), da es durch das Einfügen zusätzlicher Bearbeitungsschritte zu einer unerwünschten und schwer nachvollziehbaren Veränderung des Freigabeprozesses kommen kann. Nutzen Sie daher entweder die Buttons im Formular zur Weitergabe oder Korrektur der Aufgabe.

Die Funktion ist zwar mit den zusätzlichen Knoten innerhalb des Workflows dokumentiert, erzeugt aber keine Kommentar-Einträge im Feed.

Workflow abgeben

Mit der Funktion "Workflow abgeben" können Sie die bearbeitende Person des aktuellen Bearbeitungsschritts wechseln. Im Vergleich zum Delegieren wird also kein zusätzlicher Bearbeitungsschritt in den Workflow eingefügt und sie erhalten auch keine Benachrichtigung nach Abschluss der Bearbeitung.

Workflow abgeben wird jedoch nicht dokumentiert innerhalb des Workflows. Es kann daher intern zu Verwirrung in der Nachverfolgung der Arbeitsschritte kommen. Wir empfehlen daher die Funktion nicht generell für alle Mitarbeiter freizuschalten. Mit dem Release im April 2021 wird das Abgeben des Workflows jedoch mit einem Kommentar im Feed dokumentiert. Wir empfehlen jedoch diese Funktion nicht zu verwenden, sondern stattdessen immer die hinterlegten Regeln und Funktionen die im Workflow über das Formular gesteuert werden zu verwenden. So ist jederzeit eine korrekte Verarbeitung und Dokumentation aller Prozessschritte gewährleistet

Workflow zurückgeben

Haben Sie eine Aufgabe aus einer Benutzungsgruppe angenommen, können Sie das auch wieder rückgängig machen, indem Sie die Aufgabe, bzw. den Workflow wieder an die Gruppe zurückgeben.

Workflow zurückstellen

Wenn Sie eine Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten wollen, dann können Sie diese bis zu einem bestimmten Datum zurückstellen. Die Aufgabe erscheint dann erst wieder an dem gewählten Datum in Ihren Aufgaben.

Workflow annehmen und Vertretung übernehmen

Wenn eine Aufgabe nicht direkt bei Ihnen liegt, sondern bei der Gruppe, der Sie angehören, oder einer anderen Person, die Sie vertreten, dann müssen Sie die Aufgabe zunächst annehmen, bevor Sie diese bearbeiten können. Handelt es sich um eine Vertretung, wird die Annahme der Aufgabe im Feed der Aufgabe dokumentiert, sodass nachvollziehbar bleibt,  wer die Aufgabe bearbeitet hat (erst ab Release April 2021).