Invoice Basic Workflow zur Archivierung und Freigabe von Eingangsrechnungen – ecm.online

Mit der ecm.online-Lösung Invoice Basic werden die Erfassung von Rechnungsdaten, die Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe sowie die Archivierung von Rechnungen erheblich vereinfacht. Dadurch können Ihre Buchhaltungskosten nachhaltig gesenkt und die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dem Zugrunde liegt ein Freigabe-Workflow, der verschiedene Schritte durchläuft und diese mit Kommentaren im Feed festhält.

Start

Gestartet wird der Workflow mit der Ablage einer Eingangsrechnung in der lokalen Postbox. Die Rechnung kann über einen Scanner, per Drag & Drop oder mit dem automatischen Import aus dem E-Mail-Postfach in der lokalen Postbox abgelegt werden. Über den Button "kaufm. Belege ablegen" wird der Eingangsrechnungs-Workflow gestartet und das PDF-Dokument von der Postbox in eine eigene Akte und in den Posteingang im Archiv verschoben.

Der erste Schritt des Workflows ist die Belegerkennung. Da dieser Schritt einen Moment dauern kann, erscheint das Dokument nicht unmittelbar unter "Aufgaben", sondern je nach Auslastung einige Sekunden bis Minuten später.

Sie können sich den zugehörigen Workflow ansehen, indem Sie das PDF-Dokument im Archiv auswählen und das unten abgebildete Workflow-Icon verwenden, welches sich links oben neben der Dokumenten-Vorschau befindet.

In der Workflow-Ansicht kann nachvollzogen werden, in welchem Schritt oder bei welcher Person sich der Workflow aktuell befindet. Dies kann ebenfalls über das digitale Rechnungseingangsbuch (optional buchbar) eingesehen werden.

Datenerfassung

Der erste Bearbeitungsschritt des Workflows ist die Rechnungsdatenerfassung. In diesem Schritt können die von der Belegerkennung gelieferten Daten im Eingangsrechnungsformular geprüft, korrigiert und ergänzt werden. Mit dem Paket Invoice Basic PLUS kann außerdem eine prüfende Person für die Freigabe gewählt werden. Mit der flexiblen Rechnungsprüfung von Invoice Basic PREMIUM können auch weitere Prüfschritte individuell angepasst werden (z.B. nach Unternehmen, Lieferunternehmen, Rechnungshöhe).

Freigabe, Korrektur und Aussteuerung

Wenn ein Freigabe-Prozess eingerichtet oder eine prüfende Person im Formular gewählt wurde, ist der nächste Schritt die Prüfung des Belegs. Die prüfende Person hat dann die Möglichkeit, die Daten der Rechnung zu bearbeiten, die Rechnung zur Korrektur zu schicken oder die Rechnung frei zu geben.

Wurde die Rechnung zur Korrektur geschickt, kann die Rechnung entweder korrigiert und erneut in die Prüfung gegeben werden oder die Rechnung kann ausgesteuert werden. Ab dem Standard-Workflow der Invoice Basic Version 1.17.0 wird die Rechnung beim Aussteuern in den gesonderten Ordner Ausgesteuerte Rechnungen in der Finanzbuchhaltung verschoben und mit dem Status "AUSGESTEUERT" markiert.

Buchhaltung & Archivierung

Haben alle prüfenden Personen die Rechnung freigegeben ist der nächste und letzte Bearbeitungsschritt im Workflow die Buchhaltung. Die Buchhaltung kann die Rechnung dann archivieren und den Workflow damit abschließen. Bei der Archivierung wird der Status der Rechnung verändert und die Kurzbezeichnung (ab Oktober 2021 konfigurierbar) angepasst. Die Kurzbezeichnung wird standardmäßig aus dem Geschäftspartner/innen-Name und der Belegnummer zusammengesetzt und ab Oktober 2021 auch bereits nach der Datenerfassung und vor dem Freigabe-Prozess angepasst.

Die Rechnung wird dann in den Ordner Finanzbuchhaltung sortiert und erhält dort die Berechtigungen des Überordners. Außerdem wird die Rechnung in den Ordner Office referenziert. Die beiden Ablage-Pfade sind jeweils konfigurierbar. Ab Dezember 2021 erhalten die Rechnungen nach der Ablage außerdem noch Lese-Rechte für alle Freigeber/innen.

Speichern der Stammdaten

Zusätzlich werden während der Ablage des Beleg die Stammdaten zu dem zugehörigen Geschäftskontakt in der Datenbank geupdatet bzw. angelegt. Dadurch werden Adress- oder Kontoänderungen gespeichert und Ihre Stammdaten aktuell gehalten. Gespeichert werden die folgenden Informationen:

das Konto des Geschäftskontakts,
die Adress-Informationen,
die USt-Id, IBAN und BIC,
Ware/Leistung,
BU-Schlüssel,
Sachkonto,
KOST 1 und 2,
die Nr. der Zahlungsbedingung (Speicherung optional ab Version Juni 2022)
sowie die individuell erfassten Zahlungsbedingungen (Speicherung optional ab Version Juni 2022).

Nachträglich bearbeiten oder aussteuern

Sollen die erfassten Rechnungsdaten nach der Ablage doch noch mal bearbeitet werden, dann können Anwender/innen aus der Buchhaltung den Button Rechnungsdaten bearbeiten unter dem Reiter Rechnungen verwenden. Dann wird ein Feed-Eintrag geschrieben und eine Aufgabe für die Person, welche den Button gedrückt hat, gestartet, mit der die Rechnungsdaten bearbeitet werden können. Diese Funktion ist ab Dezember 2021 erhältlich.

Ab August 2022 ist zu der Aufgabe zum Bearbeiten der Rechnungsdaten auch die Möglichkeit dazu gekommen, Rechnungen nachträglich auszusteuern. Das kann zum Beispiel nützlich sein, wenn eine Rechnung fälschlicherweise freigegeben und archiviert wurde und sich dann herausstellt, dass die Rechnung nicht korrekt ist. Das Aussteuern geht dann im Bearbeitungsschritt mit dem Button "Rechnung final aussteuern". Die Rechnung erhält dann den Status "AUSGESTEUERT" und wird in den Ordner Ausgesteuerte Rechnungen in der Finanzbuchhaltung verschoben.

Bezahlung und Übermittlung

Nach Abschluss der Freigabe und Archivierung kann die Rechnung mit Hilfe des Zahlungsmoduls überwiesen werden oder mittels der DATEVconnect online Schnittstelle nach DATEV Unternehmen online übermittelt werden. Ebenfalls möglich ist eine individuell angepasste Buchungsübergabe des Belegs an Dritt-Programme per XML-Datei. Wie in dem Artikel beschrieben, stellen wir nur die Datei zur Verfügung, den Import der Datei müssen Sie mit der Herstellung des Dritt-Programms abstimmen.

Berechtigungskonzept

Ab der Invoice Basic Version 1.23.0 aus dem September 2021 beinhaltet der Workflow im Freigabeschritt eine explizite Berechtigungsvergabe. Das ermöglicht es, Rechnungen beliebigen Freigeber/innen, zuzuweisen, ohne dass diese eine allgemeine Berechtigung für alle eingehende Rechnungen benötigen. Auch beim Abgeben der Aufgabe mit der ELO-Funktion werden die benötigten Rechte zur Bearbeitung und Freigabe der Rechnung weitergereicht (ab Dezember 2021).

Nach der Ablage der Rechnung erhält die Rechnung die ggf. eingeschränkten Berechtigungen des Überordners im Bereich Finanzbuchhaltung. Zusätzlich erhalten alle Freigeber/innen Lese-Rechte auf die Rechnung.

Bearbeitungsgruppen

Für die Workflow-Schritte der Datenerfassung, der Korrektur und der Buchhaltung gibt es jeweils eine Bearbeitungsgruppe, in welche die jeweiligen Benutzer/innen aufgenommen werden können. In den jeweiligen Workflow-Schritten sehen dann alle Mitglieder/innen der Gruppe den Beleg in den Aufgaben, bis eine Person die Aufgabe annimmt und bearbeitet.

Ab Februar 2022 sind die Benutzer/innen der einzelnen Schritte konfigurierbar, sodass sie auch einzelne Benutzer/innen oder anderen Gruppen den Schritten zuweisen können. Das hat unter anderem den Vorteil, dass dafür keine Anpassungen notwendig sind, welche die Updatebarkeit des Workflows einschränken.