Um Ihnen eine Übersicht über Ihre Eingangsrechnungen und Freigabeprozesse zu ermöglichen, haben wir verschiedene tabellarische Übersichten entwickelt, die im Folgenden näher beschrieben werden.
Rechnungseingangsbuch
Für eine einfache Übersicht aller Rechnungen, die mit den Eingangsrechnungslösung Invoice Basic, Business Solution Invoice oder ELO for DATEV abgelegt wurden (letztere beiden erst ab Release Juli 2021), haben wir ein Rechnungseingangsbuch (REB) entwickelt. Es bietet eine tabellarische, filter- und sortierbare Übersicht aller Belege, inklusive Informationen über Unternehmen, Lieferunternehmen, Beträge sowie den Beleg-Status. Das Rechnungseingangsbuch ermöglicht außerdem eine aktuelle Übersicht darüber, welche Rechnungen sich bei welchem Bearbeiter befinden.
Ab Januar 2024 sind im Rechnungseingangsbuch auch weitere Belegtypen verfügbar. Dafür den Haken bei "Alle Belegtypen anzeigen" setzen. In der Spalte Belegart sehen Sie dann zum Beispiel auch Ausgangsrechnungen oder andere individuelle Belegtypen und können nach diesen filtern.
Ebenfalls ab Januar 2024 können zu den Rechnungen über die Funktion "Weitere Felder" die Objekt-ID sowie die GUID der Rechnung in zusätzlichen Spalten angezeigt werden, um beispielsweise das Dokument genauer identifizieren oder suchen zu können.
Ab Januar 2025 wird im Rechnungseingangsbuch die Summe aller momentan angezeigten Netto- und Bruttowerte angezeigt. Dabei aktualisiert sich die Werte dynamisch, angepasst an die aktuelle Filterung.
Freigabe-Übersicht
Die Freigabe-Übersicht ist eine detaillierte Auswertung der Freigabeschritte in den Prüfprozessen und bietet somit eine etwas detaillierteren Einblick als das Rechnungseingangsbuch. Um die Freigabe-Übersicht anzeigen zu können, muss der angemeldete User Mitglied der Gruppe "online.ecm.freigabenauswertung" sein. Die Freigabe-Übersicht ist ab Juli 2021 zunächst nur für die ELO for DATEV Solution verfügbar. Für weitere Eingangsrechnungslösungen steht die Freigabe-Übersicht später zu Verfügung, wenden Sie sich an unseren support@ecm.online, wenn Sie sich dafür interessieren.
Die Freigabe-Übersicht kann auf einen Zeitraum gefiltert werden, um nur Workflow-Ereignisse in diesem Zeitraum anzuzeigen. Dabei kann entweder nach dem Freigabe Start oder nach dem Freigabe Ende gefiltert werden.
Wenn nach dem Freigabe Start gefiltert wird, werden alle Schritte angezeigt, die in diesem Zeitraum gestartet haben, unabhängig davon, ob sie mittlerweile abgeschlossen wurden. Wenn nach dem Freigabe Ende gefiltert wird, werden nur Schritte angezeigt, die bereits beendet sind und deren Enddatum in dem konfigurierten Zeitraum liegen.
Übersicht über Sachkonten & Kostenstellen
Diese Übersicht bietet eine umfangreiche, Positionen-bezogene Auswertung Ihrer Sachkonten und Kostenstellen. Die Übersicht funktioniert ähnlich wie das Rechnungseingangsbuch, allerdings werden anstelle der gesamten Rechnung die Rechnungspositionen einzeln abgebildet.
Die verschiedenen Übersichten sind Zusatz-Features und somit nicht im Standard enthalten. Wenden Sie sich an support@ecm.online, um eines oder mehrere Features zu beauftragen.
Welche Informationen sind enthalten?
Standardmäßig enthalten die Übersichten die folgenden Spalten, in dieser Reihenfolge:
| Rechnungseingangsbuch | Freigabe-Übersicht |
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Sachkonten & Kostenstellen |
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Welche weiteren Informationen können hinzugefügt werden?
Zusätzlich können weitere Spalten in der Tabelle hinzugefügt werden. Zu diesen zählen die meisten Felder, die auch in der Verschlagwortung unter "Basis" zu finden sind. Über die Schaltfläche "Weitere Felder" im REB/Sachkonto & Kostenstellen können Haken bei den gewünschten Feldern gesetzt und mit "Filter anwenden" angewendet werden. In der Freigabe-Übersicht kann der Haken bei "Alle Spalten anzeigen" gesetzt und dann "Filter anwenden" geklickt werden.
Weitere Felder, die in der Verschlagwortung unter "Weitere Infos" zu finden sind, können ab August 2021 hinzugefügt werden. Mit der Eingangsrechnungslösung Invoice Basic gehören zu diesen unter anderem:
(Aktueller) Workflow-Schritt
Die Spalten enthalten den (aktuellen) Schritt der Rechnung im Freigabe- und Archivierungs-Workflow bzw. im Prüfprozess.
In Invoice Basic sind die WF-Schritte im Standard:
- Rechnungsdaten erfassen
- Freigabe durch Prüfung
- Rechnung korrigieren
- Buchhaltung
Die Workflow-Schritte in ELO for DATEV sind:
- Formelle Prüfung / manuelle Erfassung
- Sachliche Belegfreigabe
- Erfassung Buchungsdaten
- Clearingstelle
Status
Der Status der Rechnung hilft dabei zu erkennen, ob sich diese noch im Freigabe-Prozess befindet (RECEIPT_EXTRACTION_INDEXED) oder schon abgelegt (EXPORT oder 5 - Zum Export) oder an DUO (DATEV_UPLOADED) übermittelt wurde.
Weitere Status sind in ELO for DATEV und der Business Solution Invoice:
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Wie funktionieren die Bearbeitung und Darstellung der Informationen?
Zunächst kann der Zeitraum der angezeigten Rechnungen nach Belegdatum bzw. Freigabedatum gefiltert werden.
Filtern
Einzelne Spalten können mit Doppelklick auf die zweite Zeile gefiltert werden. In dem aufgeklappten Drop-Down-Menü können dann einzelne oder mehrere Einträge der Spalte selektiert werden. Die Filterung wird angewendet, sobald außerhalb des Drop-Downs geklickt wird.
Das Filtern mehrerer Spalten gleichzeitig ist erst mit der Version aus dem Oktober 2021 möglich. Beachten Sie beim Filtern, dass alle Rechnungen ungefiltert angezeigt werden, wenn die gewählten Filtereinstellungen auf keine Rechnung zutreffen.
Sortieren
Um Spalten auf- oder absteigend zu sortieren, muss zunächst die ganze Spalte mit Klick auf die Titel-Zeile selektiert werden. Dann kann mit rechter Maustaste das Kontext-Menü geöffnet und die Sortierung ausgewählt werden.
Spalten anpassen
Ab Februar 2023 kann die Reihenfolge und die Breite der Spalten in allen drei Übersichten angepasst werden und diese Einstellungen werden auch für zukünftige Nutzungen gespeichert.
Um eine Spalte zu verschieben, können Sie diese unterhalb der Unterschrift mit dem Bewegen-Cursor greifen und an die gewünschte Stelle verschieben. Ein kleiner Pfeil links oder rechts neben den Überschriften zeigt die Stelle an, an welcher die Spalte platziert wird.
Weitere Analysen
Um weitere Analysen der Daten durchzuführen, können mehrere Spalten gleichzeitig selektiert und kopiert werden. Anschließend können die Daten in ein Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) eingefügt und dort beliebig aufbereitet werden.
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