Automatischer Import von Rechnungen von GetMyInvoices

Funktionsumfang

Um die Ablage Ihrer Belege weiter zu vereinfachen, können Ihre gesammelten Belege von Ihrem GetMyInvoices-Konto automatisiert in das ELO importiert und zur weiteren Bearbeitung vorbereitet werden. Das Feature importiert alle Rechnungen und startet direkt den üblichen Prozess zur Datenerfassung und Freigabe des Belegs.

Der Rechnungs-Import von GetMyInvoices kann zusammen mit einer der Eingangsrechnungslösungen Invoice Basic, Business Solution Invoice oder ELO for DATEV verwendet werden und ist ab Juli 2021 verfügbar.

Einrichtung

Der Import von Rechnungen von GetMyInvoices muss in Ihrem ELO zunächst aktiviert und eingerichtet werden. Wenn Sie sich für den Import interessieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support für dessen Einrichtung. Wir helfen Ihnen dann auch gerne Ihren Rechnungseingang vorzubereiten.

Für die Einrichtung des GetMyInvoices-Import benötigen wir von Ihnen nur den API-Schlüssel. Diesen können Sie in Ihrem GetMyInvoices-Konto abrufen. Gehen Sie dafür in das Drop-Down-Menü oben rechts neben Ihren Profil-Informationen. Dort wählen Sie den Menü-Punkt "API Zugriff". In der Spalte "API-Schlüssel" können Sie diesen dann herauskopieren.

Optional können Sie den Ablage-Ordner in Ihrem Archiv konfigurieren. Standardmäßig werden die importierten Rechnungen dort abgelegt, wo auch die normal abgelegten Rechnungen ankommen, wenn der Prozess zur Datenerfassung und Freigabe der Rechnung gestartet wird und bevor die Rechnung nach der Freigabe in Ihr Archiv sortiert wird. Mit Invoice Basic ist das Beispielsweise der Ordner "Posteingang". Teilen Sie uns gerne Ihren gewünschten Ablage-Pfad mit.

Ablauf: Vom Lieferunternehmen bis zur Ablage

Nachdem die Einrichtung in GetMyInvoices sowie im ELO abgeschlossen ist, erfolgt der Ablauf nach dem folgenden Schema:

1. Ihr Lieferunternehmen stellt Ihnen eine Rechnung bereit und diese trifft in GetMyInvoices ein.
   
   
2. Unser Dienst holt die Rechnung ab und vermerkt dies in GetMyInvoices im Notizfeld der Rechnung mit "ELO Import erfolgreich" und die Rechnung wir auf "Archiviert" gesetzt.
   
   
3. Die Rechnung wird im Ordner "Posteingang" abgelegt oder in den konfigurierten Ablageort.
   
   
4. Der Workflow zur Archivierung und Freigabe der Rechnung wird für die Gruppe "online.ecm.Datenerfassung" gestartet.
   
   
5. Die Rechnung erscheint nun in Ihren Aufgaben und kann von dort aus bearbeitet, freigegeben und abgelegt werden.

FAQ

Rechnungen aus GetMyInvoices tauchen nicht im Ordner "Posteingang" auf?

Bitte prüfen Sie zunächst, ob die Rechnung in GetMyInvoices archiviert wurde und die Notiz "ELO Import erfolgreich" erhalten hat (siehe Abschnitt "Ablauf).

Wenn ja: Bitte prüfen Sie, ob Sie die notwendigen Berechtigungen für das Dokument besitzen.

Wenn nein: Bitte prüfen Sie den API-Schlüssel zur Konfiguration des Imports, siehe dazu Abschnitt "Einrichtung".

Rechnungen tauchen im Posteingang auf, ich sehe aber keinen Workflow?

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Datenerfassung" sind und im Java Client die Option "Gruppenaufgaben" aktiv ist.

Können die Rechnungen auch wo anders abgelegt werden als im Ordner "Posteingang"?

Ja der Ablagepfad ist konfigurierbar. Melden Sie sich dafür bei unserem Support.

Wie kann ich ein GetMyInvoices-Konto anlegen oder konfigurieren?

Für Fragen rund um GetMyInvoices, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Systembetreuer oder an den Support von GetMyInvoices.