Falscher E-Mail-Anhang nach DUO Übermittelt

Warum wird ein falscher Anhang übermittelt?

Die DUO-Schnittstelle übermittelt neben den erfassten Daten der Rechnung auch das zugehörige PDF-Dokument. Nutzen Sie Rechnungsakten und den Rechnungs-Import vom E-Mail-Postfach, kann es vorkommen, dass Ihre Geschäftskontakte Ihnen E-Mails mit mehreren Anhängen schicken und sich in den Rechnungsakten mehrere PDF-Dokumente befinden.

Der Rechnungs-Import hat dann die wichtige Aufgabe zu identifizieren, bei welchem der Dokumente es sich um die Rechnung handelt und diese zuerst zu importieren. Die Identifizierung der Rechnung entscheidet nicht nur, welches Dokument später nach DUO übermittelt wird, sondern auch welches Dokument durch die Belegerkennung läuft oder im Standard in der Dokumentenvorschau angezeigt wird.

Warum wurde die Rechnung unter den Anhängen nicht identifiziert?

Zunächst einmal, ist das technisch nicht so einfach. Um die Rechnung unter den Anhängen zu identifizieren, werden die Namen der PDF-Dokumente einzeln betrachtet und verglichen. Sind die Namen der PDFs irreführend oder uneindeutig oder wird von üblichen Konventionen abgewichen, kann die Rechnung nicht identifiziert werden. Bitte prüfen Sie daher die Namen der PDF-Dokumente und wenden sich ggf. an unseren [e-mail], wenn Sie Unterstützung benötigen.

Wie kann die falsche Identifizierung korrigiert werden?

Die DUO-Schnittstelle importiert normalerweise das PDF-Dokument, welches aus der E-Mail zuerst importiert wurde und daher in der Auflistung der Akte ganz oben steht. Diese Reihenfolge können Sie nachträglich nicht beeinflussen, gibt Ihnen jedoch Aufschluss darüber, ob dieses Problem vorliegt.

Um dennoch das richtige Dokument an DUO zu übermitteln, gibt es die folgenden zwei Möglichkeiten.

Möglichkeit 1

Wenn bei Ihnen das Eingangsrechnungsformular der Version vom Juni 2022 installiert ist und Sie keine individuellen Anpassungen im Formular haben, dann erscheint bei mehr als zwei Dokumenten in der Rechnungsakte im Formular das Auswahlfeld "Anhang für DUO", mit dem das korrekte Rechnungsdokument ausgewählt werden kann, siehe folgende Abbildung.

Wird das Feld "Anhang für DUO" nicht angezeigt, benötigen Sie vermutlich ein Update Ihres Invoice Basic Eingangsrechnungsformulars, kontaktieren Sie hierfür gerne den [e-mail]. Kurzfristig müssen Sie dann zunächst Möglichkeit 2 im folgenden Abschnitt befolgen.

Möglichkeit 2

Haben Sie noch kein Update des Invoice Basic Formulars für Eingangsrechnungen erhalten oder verwenden Sie eine andere Eingangsrechnungslösung, empfehlen wir Ihnen Folgendes zu befolgen:

1. Kopieren Sie die Kurzbezeichnung der Akte/des Überordners (in der Verschlagwortung)
2. Ändern Sie dann die Kurzbezeichnung der korrekten PDF-Rechnung (über die Verschlagwortung), sodass beide Kurzbezeichnungen gleich sind. In dem Fall wird die Schnittstelle dann das PDF mit dem gleichen Namen wie die Akte bevorzugen und die richtige Rechnung hochladen.
3. Dann können Sie den Bereitstellungsstatus zurücksetzen, indem Sie den Aktenordner der Rechnung auswählen und dann unter dem Reiter Rechnungen den entsprechenden Button betätigen.
4. Dann können Sie den Beleg mit dem korrekten PDF-Dokument erneut übermitteln.

Wie kann die Identifizierung in Zukunft verbessert werden?

Klar benannte E-Mail-Anhänge (PDF-Dokumente) vereinfachen die Identifizierung der Rechnung unter den Anhängen. Bitten Sie Ihre Geschäftskontakte, die PDF-Rechnungen eindeutig zu benennen. Rechnungen werden am besten erkannt, 

• wenn der Name z.B. nur aus "Rechnung" und der Rechnungsnummer besteht
• und in keinem anderen PDF-Dokumentnamen der E-Mail das Wort "Rechnung" vorkommt.

In den Namen der Anhänge dürfen folgende Ausdrücke nicht vorkommen:

PDF-Rechnung agb tos terms erinnerung aufstellung mahnung liste schreiben urkunde protokoll information bescheid bericht steuer reminder list filing receipt protocol abliefer

Alle weiteren Anhänge rechnung gutschrift korrektur faktura invoice? credit A?R[EG]?_?\d+ INV?[_ ]?\d+ GU?[_ ]?\d+ CN?[_ ]?\d+

Warum erhalte ich die Fehlermeldung, dass die Rechnung keine PDF ist?

Wie Sie die Rechnung nach DUO übermitteln wollen, findet eine Prüfung statt, ob es sich bei dem Dokument um eine PDF handelt, da nur diese von DUO akzeptiert werden. Folgende Gründe kann die Fehlermeldung haben:

• Die Rechnung (innerhalb der Rechnungsakte) ist keine PDF, sondern z. B. eine Word- oder TIFF-Datei, bitte konvertieren Sie die Rechnung in ein PDF-Format und starten Sie die Übermittlung erneut.
• In der Rechnungsakte befinden sich mehrere Anhänge zusätzlich zu der Rechnung und der falsche Anhang wurde als Rechnung identifiziert. Bitte befolgen Sie dafür die Anleitung unter dem Abschnitt "Wie kann die falsche Identifizierung korrigiert werden?" weiter oben in diesem Artikel.