Kontierung auf Basis des geschäftlichen Kontakts für wiederkehrende Positionen

Die Kontierung auf Basis des geschäftlichen Kontakts ist eine Funktion, welches Sie beim Kontieren wiederkehrender Rechnungen unterstützt. Die wiederkehrenden Positionen können in der Datenbanktabelle ecm_recurring_positions in der Stammdatenverwaltung hinterlegt und im Workflow an beliebiger Stelle anhand der Geschäftspartn.-Nr. und der Unternehmens-Nr. abgerufen und in das Formular geschrieben werden. Eine Anleitung zur Verwaltung Ihrer Stammdaten finden sie hier.

Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie solche Einträge aussehen könnten. Die Beispielfirma hat drei laufende Handyverträge mit dem geschäftlichen Kontakt mit der Nummer 111. Diese werden hier im Beispiel alle über "Betrieb" abgerechnet.

Wenn die Kontierung wiederkehrender Positionen aktiviert ist, können die in dieser Tabelle hinterlegten Positionen automatisch in Ihre Verschlagwortung und somit auch in das Formular zu Ihrer Eingangsrechnung geladen werden. Dies kann an drei Stellen im Workflow passieren:

1.  Während der Rechnungsdatenextraktion (ECM_SOL: Receipt extraction processing)
   Dies ist der Standardfall, der immer aktiv ist, wenn das Feature aktiviert ist. Somit kann es sein, dass schon zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung die gespeicherten Positionen in das Formular geladen werden. Das funktioniert jedoch nur dann, wenn während der Rechnungsdatenextraktion sowohl die Unternehmens-Nummer als auch die Geschäftspartn.-Nr. gefunden werden konnte, da diese Daten essenziell sind, um die entsprechenden Zeilen in der Datenbank zu finden.
   Verfügbar für: Alle Lösungen
   
   
2. Nach einem beliebigen Workflow-Schritt, nach dem diese Daten sicher vorhanden sind.
   Wenn die Belegerkennung regelmäßig keine geschäftlichen Kontakte feststellen kann, lohnt es sich, die Funktionalität an einem beliebigen späteren Zeitpunkt im Workflow aufzurufen. Das wäre zum Beispiel nach einem Schritt sinnvoll, beidem ein/e Mitarbeiter/in die Geschäftspartn.-Nr. eingetragen hat. Dann sind die benötigten Felder befüllt, und die Suche kann die entsprechenden Positionen finden.
   Verfügbar für: Alle Lösungen
   
   
3. Beim Auswählen eines geschäftlichen Kontakts im Formular
   Wenn Sie mit einer der Lösungen Invoice Basic oder ELO for DATEV arbeiten (Invoice Business Solution wird an dieser Stelle NICHT unterstützt), und kein oder der falsche Geschäftskontakt in der Belegerkennung erkannt wurde, können Sie im Formular den korrekten Geschäftskontakt manuell auswählen. Dabei werden nicht nur die Stammdaten des Kreditors geladen, sondern auch die von Ihnen hinterlegten Positionen. Haben Sie bereits Positionen in das Formular eingetragen, erscheint eine Bestätigungsbox, bei der Sie das Ersetzen der vorherigen Positionen erlauben oder ablehnen können.
   Verfügbar für: Invoice Basic und ELO for DATEV

 

Positionen prozentual splitten

Wenn die Positionen von wiederkehrende Rechnungen immer zu gleichen Anteilen gesplittet werden sollen, können Sie in der Datenbanktabelle ecm_recurring_positions ab September 2023 die Spalten netto_percentage und gross_amount_percentage für die Netto- und Bruttobeträge Ihrer Positionen verwenden. Wichtig ist, dass Sie eine Prozentzahl mit Prozentzeichen eintragen, also bspw. 50%.

Rechnung in einer Position zusammenfassen

Wenn Sie möchten, dass der gesamte Rechnungsbetrag in einer Position zusammengefasst wird, so tragen Sie für den geschäftlichen Kontakt und die jeweilige Unternehmens-Nummer nur eine Zeile ein. Dann wird nur diese Zeile als Zusammenfassung geladen. Wenn sie auch die Spalten netto und gross_amount leer lassen, werden diese Felder automatisch aus dem Rechnungsformular, konkret aus den Feldern Gesamtbetrag Netto und Brutto, befüllt.

Eine Position für alle Unternehmens-Nummern

Wenn verschiedene Unternehmen ähnliche Rechnungen von demselben geschäftlichen Kontakt erhalten und Sie daher gemeinsame Positionszeilen für mehrere Unternehmen verwenden möchten, reicht es, die Spalte company_no in der Tabelle leer zu lassen. Dann gilt diese Positionszeile für alle Unternehmen bei dem spezifischen geschäftlichen Kontakt.

Speichern von Positionen in den Stammdaten aus ELO heraus

Ab April 2022 gibt es eine neue Funktion, welche ermöglicht, die Positionen direkt aus dem ELO-Formular heraus in den Stammdaten zu speichern. Damit können Sie eine Rechnung, von der Sie wissen, dass sie so ähnlich häufiger auftreten wird, ganz einfach abspeichern.

Wenn Sie an dieser Zusatzfunktionalität interessiert sind oder Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne.