Einbindung von Digitalen Signaturen im ELO

Mit der Einbindung von digitalen Signaturen in Ihr ELO-Archiv können Sie Ihre digital-signierten Dokumente schon vor der Unterzeichnung sicher archivieren und vermeiden den Aufwand der nachträglichen Archivierung. Ab Dezember 2021 können mit ecm.online Verträge und andere Dokumente aus Ihrem ELO-Archiv heraus unterzeichnet werden. Während dem Signatur-Prozess können Sie im ELO den Status verfolgen. Durch die Automatisierung interner sowie kundenseitiger Unterschriften können Sie außerdem Ihre Effizienz steigern und damit Zeit und Kosten sparen.

Wie funktioniert die Digitale Signatur aus dem ELO-Archiv?

Nach der Einrichtung des Features (siehe dafür den Abschnitt zu Einrichtung) können Sie einen digitalen Signatur-Prozess starten. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1. Erzeugen/Ablegen des Dokuments im ELO

   Legen Sie zunächst das zu unterschreibende Dokument an einem beliebigen Ort in Ihrem ELO-Archiv ab.
   
   

2. Zum PDF-Dokument Konvertieren

   Handelt es sich bei dem Dokument noch um z.B. eine Word-Datei können Sie die ELO-Funktion  PDF-Konvertierung zur Konvertierung in ein PDF-Dokument nutzen.
   
   
   
   

3. Signatur-Prozess aus dem ELO Starten

   Drücken Sie nun im Reiter "Digitale Signatur" den Button "Unterzeichnen". Es öffnet sich ein Fenster in Ihrem Browser mit dem Formular für ein neues Dokument. Gegebenenfalls werden Sie vorher gefragt sich mit Ihrem Account bei dem Signatur-Anbieter anzumelden.
   
   

   
   
   

4. PDF-Dokument Einfügen

   Fügen Sie das PDF-Dokument ein, indem Sie es per Drag-and-Drop aus Ihrem ELO an die richtige Stelle in Ihrem Signatur-Programm ziehen.
   
   
   
   

5. Vorbereitung des Dokuments

   Bei Ihrem Signatur-Anbieter können Sie nun das Dokument und den Signatur-Prozess vorbereiten, indem Sie folgende Einstellungen vornehmen:
   
   
   1. Tragen Sie die unterzeichnenden Personen mit Namen und E-Mail-Adresse ein.
   2. Geben Sie dem Dokument einen Titel und optional auch eine Nachricht.
   3. (Optional) Sie können das Dokument noch detaillierter vorbereiten, indem Sie für alle unterzeichnenden Personen Felder für Unterschriften sowie weitere Informationen (z.B. Datum) anlegen. Außerdem können die benötigten Felder ggf. zu Pflichtfeldern machen.
      Wenn Sie diesen Schritt auslassen, wird automatisch eine weitere Seite mit Unterschriften-Feldern für alle unterzeichnenden Personen angehängt.
      
      

6. Absenden des Dokuments

   Senden Sie das vorbereitete Dokument bei Ihrem Signatur-Anbieter an die unterzeichnenden Personen ab.
   
   

7. Überprüfung des Status

   Nach dem Absenden des Dokuments können Sie in Ihrem ELO-Archiv den Status des Signatur-Prozesses einsehen. Der Status wird automatisiert alle fünf Minuten aktualisiert, kann aber auch manuell über den Button "Aktualisieren" im Reiter "Digitale Signatur" aktualisiert werden.
   Der Status des Signatur-Prozesses kann anhand der Kurzbezeichnung und Schriftfarbe des Dokuments im ELO-Archiv überprüft werden. Wurde der Prozess erfolgreich abgeschlossen wird außerdem das Dokument in Ihrem ELO-Archiv um die unterschriebene Version aktualisiert und ein detaillierterer Bearbeitungs-Verlauf angefügt.
   
   
   
   

8. Dokument im Browser Öffnen

   Mit dem Button "Öffnen" im Reiter "Digitale Signatur" kann das Dokument in jedem Schritt der Bearbeitung beim Signatur-Anbieter geöffnet werden. Dies kann auch dazu verwendet werden, um mehr Details über den momentanen Status einzusehen oder wenn die eigene Unterschrift auch noch erforderlich ist.
   

    

Wie wird das Feature für digitale Signaturen eingerichtet?

Zunächst benötigen Sie einen Account bei einem Anbieter digitaler Signaturen. Unser Support hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung des Features. Folgende Informationen benötigen wir dafür von Ihnen:

• Namen des Signatur-Anbieters
• API-Schlüssel
• Business-ID
• Beispiel-Link zum Erstellen eines neuen Signatur-Prozesses bzw. Dokument
• Beispiel-Link zu einem bereits erstellten Dokument mit einer beispielhaften Dokumenten-ID

Welche Signatur-Anbieter werden unterstützt?

Aktuell unterstützen wir mit dem Feature den Signatur-Anbieter Eversign.