Klärung - Rechnungen prüfen & aussteuern

Es kommt des Öfteren vor, dass Rechnungen fehlerhaft sind oder bei der manuellen Erfassung/formellen Prüfung oder sachlichen Prüfung Mängel auftreten und die Aufgabe zur Rechnung erneut abgeglichen oder "gelöscht" werden soll.

Mit der Eingangsrechnungslösung ELO for DATEV haben wir sowohl in der manuellen Erfassung/formellen Prüfung als auch in der sachlichen Prüfung die Möglichkeit, Aufgaben an die "Klärung" abzugeben, indem man unten rechts im Formular auf den Knopf "Abgabe Clearing" drückt.

Die Aufgabe befindet sich dann im Arbeitsschritt "In Klärung".

Diese Aufgabe kann entweder einer User-Gruppe oder auch einer einzelnen Person zugewiesen werden, je nach Wunsch der Kund/innen. Im Standard wird die Gruppe "sol.clearing", welche die Klärung im Standard übernimmt, durch die Personen aus der Buchhaltungsgruppe besetzt.

In unserem Fall befindet sich die Aufgabe in der "sol.clearing"-Gruppe, in der sich mehrere Personen befinden. Sobald eine Person sich der Aufgabe annimmt, d.h. auf "Workflow annehmen" drückt, ändert sich die bearbeitende Person in der Spalte "Bearbeiter".

Rechnung prüfen und zur Prüfung zurückgeben

Nun können etwaige Änderungen im Formular vorgenommen werden, bevor die Rechnung wieder an den vorherigen Prüfungsschritt zurückgegeben wird.

ACHTUNG: Es ist wichtig, dass die Rechnung wieder an den ursprünglichen Schritt zurückgegeben wird, also an den Prüfschritt, aus dem die Aufgabe zur Klärung geschickt wurde!

Wenn die Aufgabe aus der manuellen Erfassung/formellen Prüfung in Klärung abgegeben wird, dann wird dieser Schritt nicht "normal" abgeschlossen, sondern hier wird stattdessen ein technischer "Umweg" eingeleitet. Wenn die Aufgabe dann aus der Klärung mit dem Button "Zurück zur Freigabe" an die sachliche Prüfung übergeben wird, dann werden zwischen der manuellen Erfassung/formellen Prüfung und der sachliche Prüfung einige technische Prozesse übersprungen, was wiederum negative Auswirkungen auf das Ablegen der Rechnung in der Archivablage hat.

Es ist daher zu empfehlen, dass wenn die Aufgabe aus der

• manuellen Erfassung / formellen Prüfung stammt, "Zurück zur manuellen Erfassung" ausgewählt wird.
  
• sachlichen Prüfung stammt, "Zurück zur Freigabe" ausgewählt wird.
  

Rechnung soll "gelöscht" bzw. ausgesteuert werden

Grundsätzlich empfehlen wir, Rechnungen nicht zu "löschen", da sonst die Dokumentation zu der Aussteuerung ebenfalls gelöscht wird. Es ist daher besser, diese Rechnung in einen gesonderten Ordner zu verschieben.

Wenn der Fall eintrifft, dass Rechnungen nicht mehr benötigt werden, weil z.B. das Lieferunternehmen eine korrigierte Version der fehlerhaften Rechnung schickt oder diese fälschlicherweise doppelt abgelegt wurde, dann kann man im Formular unten rechts auf dem "Ablehnen / Aussteuern"-Button drücken.

Mit einem Klick auf "Ablehnen / Aussteuern" wird die Aufgabe bzw. die Rechnung in einem rechtssicheren Ordner im Archiv abgelegt und Sie müssen nichts weiter tun.

Die Ablage erfolgt automatisch und in einer ähnlichen Struktur, wie andere Rechnungen auch, unter "Ausgesteuerte Dokumente".