Korrektur der Belegerkennung

Was ist der Korrektur-Prozess?

Wurden bei einer Rechnung Daten, Felder oder Positionen falsch erkannt, haben Sie mit dem Korrektur-Prozess die Möglichkeit, die Rechnungserkennung als fehlerhaft zu melden und so die Erkennung für zukünftige Belege zu verbessern.

Durch das Markieren einer Rechnung als fehlerhaft, wird die Korrektur nach der Datenerfassung bzw. formellen Prüfung an die Belegerkennung übermittelt und dort geprüft. Auf diese Weise wird die Erkennung von zukünftigen Rechnungen des entsprechenden Lieferunternehmens optimiert. Die Verarbeitung der Korrektur dauert ca. 24 Stunden.

Wo finde ich diese Funktion? Was muss ich tun?

Wenn Ihnen während der Kontrolle der Rechnungsdaten ein Fehler auffällt, erfassen Sie die Daten so, wie Sie aus Ihrer Sicht richtig sind. Sie können die Daten manuell oder per Click-OCR erfassen. Sobald Sie die fehlerhaften Daten korrigiert haben und den Schritt der Datenerfassung bzw. formellen Prüfung abschließen wollen, wechseln Sie im Rechnungsformular auf den Reiter Protokoll bzw. Belegerkennung.

Im Reiter für das Protokoll der Belegerkennung haben Sie die Möglichkeit, das Kästchen Fehler der Belegerkennung melden auszuwählen (siehe Screenshot). Haben Sie den Haken gesetzt, leiten Sie die Rechnung anschließen ganz normal im Workflow weiter bzw. legen die Rechnung direkt ab (z. B., wenn keine weitere Freigabe oder Prüfung erforderlich ist).

 

Tipps anhand eines Fallbeispiels

Sie haben soeben zehn Rechnungen desselben Lieferunternehmens aus Ihrer Postbox heraus in Ihren Workflow für Eingangsrechnungen gesendet. Die Formatierung der Rechnungen ist identisch, die Rechnungsdaten sind unterschiedlich.

Nachdem die Belegerkennung der Rechnungen abgeschlossen ist und die Rechnungen in Ihren Aufgaben eingetroffen sind, fangen Sie damit an, die erste Rechnung zu bearbeiten. Bei dieser Rechnung fällt Ihnen auf, dass die Beträge der Rechnung nicht erkannt worden sind. Die Beträge füllen Sie nun mit Hilfe der Click-OCR aus und wählen innerhalb des Reiters Protokoll das Kästchen Fehler der Belegerkennung melden aus. Anschließend leiten Sie die Rechnung im Rahmen Ihres Workflows an die nächste Person zur Freigabe weiter.

Als nächstes bearbeiten Sie die zweite Rechnung. Dort fällt Ihnen auf, dass hier ebenfalls der Betrag nicht erkannt wurde.

Wieso wurde der Betrag bei dieser Rechnung nicht korrekt ausgelesen, obwohl ich die erste Rechnung zur Korrektur gesendet habe?

Die Verarbeitung der Korrektur Ihrer Rechnungsdaten dauert ca. 24 Stunden. Dadurch, dass alle Rechnungen gleichzeitig in denselben Belegerkennungslauf gesendet wurden, befinden sich alle Rechnungen auf demselben Erkennungsstand von vor Ihrer Korrektur. Nach der 24-stündigen Korrekturzeit, würden die Beträge dieser Rechnungen noch immer nicht ausgelesen werden, da die Korrektur nur für neu ausgelesene Rechnungen zu Tragen kommt.

 

Verbessert sich die Erkennung meiner Belege?

Mithilfe unserer Statistik der Belegerkennung können Sie sehen, wie gut Ihre Belege im Durchschnitt erkannt werden. Durch die konsequente Nutzung des hier beschriebenen Korrektur-Prozess erreichen viele unserer Kundinnen und Kunden eine Erkennungsrate von über 97%.