DocX Verifier Anwenderleitfaden

1. Dokumente in der ELO Postbox ablegen

2. Verifier über die Desktop-Verknüpfung starten

Wechseln Sie nun auf den Verifier-Arbeitsplatz (z.B. per Remote-Desktop-Verbindung, je nachdem, wie das System bei Ihnen eingerichtet wurde).

3. Rechnung wird in der Übersicht angezeigt. Über den Button "Verifizieren" den Beleg öffnen

4. Jetzt öffnet sich die Hauptansicht. Dies besteht aus den folgenden Bereichen

- (1) Seitenansicht: Hier sehen Sie eine Übersicht über alle Seiten des Belegs. Der rote Pfeil zeigt, auf welcher Seite Sie sich gerade befinden.

- (2) Dokumentenvorschau: Hier sehen Sie immer eine Seite des Dokuments. Mit den farbigen Markierungen zeigt das System an, welche Belegfelder erkannt wurden.

- (3) Dokumentenklasse: Der DocX kann neben Rechnungen auch für andere Dokumentenarten konfiguriert werden. Für Sie nicht weiter relevant.

- (4) Dokumenten-Zoom-In-Vorschau: Hier wird zur aktuellen Markierung eine Zoom-Ansicht dargestellt, damit man den Bereich gut lesen kann.

- (5) Datenbereich: Hier handelt es sich um den Hauptarbeitsbereich im Verifier. Es werden die erkannten Textdaten angezeigt. Sie können in die Felder klicken und diese korrigieren. Mehr dazu weiter unten.

5. Wichtige Grundregeln für eine gute Erkennung mit dem ELO DocXtractor

Der ELO DocXtractor arbeitet grundsätzlich nach den folgenden Regeln:

- Die auf dem Beleg erkannten Werte werden immer mit der dahinerliegenden Stammdaten-Datenbank  abgeglichen. Die Qualität Ihrer Stammdaten ist der größte Einflussfaktor für eine gute Erkennung:

- Die Namen Ihrer Mandanten müssen in der Datenbank genauso gepflegt sein, wie sie auch von Ihren Lieferanten auf den Rechnungen aufgedruckt werden.

- Haben Sie viele Mandanten mit sehr ähnlichen Namen, ist das ganz besonders wichtig, da dort die Erkennung oft schlechter funktioniert.

- Für eine gute Kreditorenerkennung müssen insbesondere die IBAN und USt-IdNr. ordentlich gepflegt sein, da das das wichtigsten Merkmale für eine gute Erkennung und Zuordnung sind.

- Der DocX speichert sich die Position der Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Bruttobetrag etc.) pro Lieferunternehmen, sodass wiederkehrende Rechnungen eines gleichen Lieferanten korrekt erkannt werden können. Da somit die gute Erkennung der Rechnungsdaten von der korrekten Erkennung des Lieferanten abhängt, möchten wir hier noch einmal auf die Wichtigkeit einer gut gepflegten Stammdatenbank, insbesondere in Bezug auf die IBAN und USt-IdNr. hinweisen.

6. Rechnungsdaten korrigieren

Grundprinzip

Der DocX zeigt für alle Felder im Datenbereich (5) an, wie sicher er sich ist, dass der erkannte Text korrekt ist:

- Grün = Sehr sicher
- Blau = Muss vom Anwender überprüft und/-oder vervollständigt werden

Sobald Sie im Datenbereich (5) auf ein Feld klicken, für das auf dem Beleg ein Text erkannt wurde, so springt der Fokus auch in der Dokumentenvorschau (2) an die entsprechende Stelle:

Feldwerte korrigieren

Um den Feldwert zu korrigieren, klicken Sie auf das entsprechende Feld und markieren Sie auf dem Beleg die entsprechende Stelle, wo der korrekte Wert zu finden ist. Der erkannte Text wird dann in das Feld übernommen:

Nachdem der Feldwert richtig erfasst wurde, bestätigen Sie das Feld mit [ENTER] auf der Tatstatur bzw. in der Menüleiste "Feld" und dann "Feld bestätigen":

Das Feld wird dann grün:

Datenbankrecherche

Für den Kreditoren steht eine Stammdaten-Datenbank gestützte Suche zur Verfügung, sodass Sie beim Kreditor nur die IBAN und USt-IdNr markieren müssen (damit das System hier die Position lernt und somit in Zukunft den Kreditoren besser erkennt).

Für die Datenbankrecherche gibt es zwei Möglichkeiten:

Schnellsuche

Die Schnellsuche sucht, während Sie tippen, in der Datenbank nach passenden Kreditoren und schlägt Ihnen diese vor. Mit einem Klick auf den jeweiligen Datensatz werden automatisch alle Felder befüllt und bestätigt:

Recherche-Fenster

Alternativ kann auch das Recherche-Fenster genutzt werden. Dort werden mehr Daten angezeigt als bei der Schnellsuche. Suchen Sie dann nach Ihrem Lieferanten, indem Sie die Anfangsbuchstaben eingeben und dann ein Sternchen (*) als Platzhalter. Drücken Sie dann [F6] auf Ihrer Tastatur, um das Zusatzfenster zu öffnen. Dort können Sie dann den Datensatz auswählen und alle Felder werden grün.

(Tipp: Öffnen Sie die Animation in einem neuen Tab, damit es größer dargestellt wird)

Neuen Kreditor anlernen

Wenn Sie das erste Mal eine Rechnung von einem Kreditor erhalten, der bereits in Ihren Stammdaten enthalten ist, müssen Sie dem DocX ggf. zunächst zeigen, wo er die Information, um welchen Kreditor es sich handelt, auf dem Dokument findet. Das ist insbesondere bei ausländischen Rechnungen häufiger der Fall, weil dort der Rechnungsaussteller nicht immer im Briefkopf erfasst wird.

Markieren Sie dann in der Dokumentenvorschau (2) den Namen des Kreditors und bestätigen Sie ihn dann mit [ENTER]. Nur, wenn dann alle Felder grün markiert und weitere Felder befüllt wurden, wurde der Kreditor gefunden.

Sollten die Felder nicht grün werden, empfehlen wir den Kreditor neu anzulegen, lesen Sie dazu einfach weiter.

Stammdaten bearbeiten

Innerhalb des Verifiers können Sie Stammdaten-Datensätze direkt

- neu anlegen
- bearbeiten und
- löschen

Sofern ein nächtlicher Abgleich mit ihrem ERP-System eingerichtet wurde, raten wir von der Bearbeitung der Stammdaten über den Verifier ab, da die Änderung nachts überschrieben werden und somit verloren gehen. Ob das für Ihre Installation zutrifft, klären Sie bitte mit unserem Support.

Um einen Datensatz anzulegen, drücken Sie im Bereich "Kredit" die Tastenkombination [STRG] + [E], damit öffnet sich die Datenpflege-Ansicht. Dort können Sie dann

- mit "Hinzufügen" einen neuen Datensatz erfassen
- mit "Ändern" einen bestehenden Datensatz speichern und
- mit "Löschen" einen bestehenden Datensatz löschen

Über den Button "Schließen" kommen Sie wieder zurück in die vorherige Ansicht.

7. Rechnung abschließen

Nachdem Sie alle Felder korrigiert haben und diese grün hinterlegt sind, müssen Sie den Beleg speichern und anschließen. Damit ist die Bearbeitung des Beleges im DocX Verifier abgeschlossen und der Beleg taucht dann in ELO in Ihren Aufgaben auf.

Drücken Sie dazu einfach [STRG] + [ENTER] auf Ihrer Tastatur, oder klicken Sie auf "Dokument" in der Menüleiste und anschließend auf "Gesamtes Dokument bestätigen":

Anschließend können Sie das Fenster mit [F4] schließen. Das Dokument verschwindet dann aus dem kleinen Verifier-Fenster und Sie können mit dem nächsten Dokument fortfahren.

8. Rechnungen optimieren, die wiederholt zu Problemen führen

Haben Sie Rechnungen von Lieferanten, bei denen es nachhaltig zu Problemen bei der Erkennung kommt, speichern Sie sich diese Rechnungen / PDFs bitte ab und senden Sie diese an unseren Support, zusammen mit einer Information, was schlecht erkannt wird bzw. was das Problem ist.

9. Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie in der folgenden Kurzanleitung mit den wichtigsten Tastenkombinationen: