Rechnungspositionen erfassen

Ab der Invoice Basic Version 1.5.0 können auch Positionsdaten einer Rechnung erfasst und mit an DATEV Unternehmen Online übermittelt werden. Je Position können folgende Informationen angegeben werden:

• Ware/Leistung
• KOST 1
• KOST 2
• Sachkonto
• Nettobetrag
• Buchungsschlüssel
• Steuersatz
• Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Es können beliebig viele Positionen erfasst werden, indem mittels des Plus-Symbols Zeilen hinzugefügt werden. Unterhalb der Positionsdaten erhalten Sie außerdem einen Überblick über den Gesamtbetrag der Rechnung und den während der Erfassung der Positionsdaten entstehenden Restbetrag.

Bearbeitung von Rechnungspositionen

Die Erfassung der Zahlen wird durch eine automatische Steuerberechnung unterstützt, welche beispielsweise anhand des Nettobetrags und des Steuersatzes den Steuerbetrag und den Bruttobetrag berechnet. Wenn die automatische Berechnung nicht erwünscht ist, kann sie deaktiviert werden, indem unten der Haken entfernt wird.

Entsteht bei der Berechnung des Brutto-Betrags ein Rundungsfehler, welcher dazu führt, dass die Summe der Rechnungspositionen nicht dem Gesamt-Brutto-Betrag, kann der übrigbleibende Restbetrag mit dem Button "Rundungsfehler ausgleichen" von der letzten Position abgezogen werden.

Ab April 2022 gibt es eine neue Funktion zum Kürzen der Ware/Leistung der Positionen, da diese für den Upload nach DATEV Unternehmen online nicht länger als 30 Zeichen sein dürfen.

Rechnungspositionen können außerdem in Abhängigkeit des  Unternehmens und des Geschäftskontakts des jeweiligen Belegs gespeichert und geladen werden.

Ab August 2022 gibt es ebenfalls ein neues Feature, um Rechnungsbeträge prozentual zu buchen. Dabei reicht es in der Positionszeile in das Feld Netto oder Brutto statt dem konkreten Betrag lediglich eine Prozentzahl inklusive Prozentzeichen einzutragen und die Eingabe-Taste zu drücken. Dann wird der Positionsbetrag automatisch anhand des Gesamtbetrags berechnet.

Zusätzlich kann die ganze Buchungszeile automatisch mit dem Button "Zeile duplizieren" dupliziert werden. Somit können Sie schnell und einfach ähnliche Buchungszeilen buchen.

Wo können die Positionsdaten erfasst werden?

Die Erfassung von Rechnungspositionen finden Sie, indem Sie im Formular der Rechnungsdatenerfassung oben auf den Reiter Positionen klicken oder weiter unten einen Haken bei Mehrere Positionen angeben setzen. Es gibt zudem eine automatische Belegerkennung für Rechnungspositionen, die Sie bei der Datenerfassung unterstützt. Hier erfahren Sie mehr darüber. Wenn Sie sich dafür interessieren, wenden Sie sich an unseren Support.

Beispiel für die Belegerfassung und Übergabe an DATEV Unternehmen Online:

Erfassung in ELO:

Darstellung in DATEV Unternehmen Online: