Flexible und Manuelle Rechnungsprüfung - Invoice Basic

In den Invoice Basic Paketen gibt es zwei Möglichkeiten eine Rechnungsprüfung durchzuführen, die manuelle Rechnungsprüfung sowie die flexible Rechnungsprüfung. Über den allgemeinen Ablage-Workflow und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen können Sie in diesem Artikel mehr erfahren.

Manuelle Rechnungsprüfung

Die manuelle Rechnungsprüfung ist ab dem Invoice Basic PLUS Paket verfügbar und ermöglicht, bei der Erfassung der Rechnungsdaten im Eingangsrechnungsformular eine prüfende Person auszuwählen, welche im Anschluss die Rechnung prüfen und freigeben kann. Die prüfende Person oder Gruppe in dem Feld "Prüfung (optional)" auswählen und den Beleg mit dem Button "Ablegen/Prüfen" weiterleiten.

Flexible Rechnungsprüfung

Die flexible Rechnungsprüfung ist im dem Invoice Basic PREMIUM Paket erhältlich und ermöglicht einen automatisierten Rechnungsfreigabeprozess. Der Freigabeprozess kann in Abhängigkeit verschiedener Eigenschaften der Rechnung konfiguriert werden, z.B. abhängig vom Lieferunternehmen oder von der Höhe des Rechnungsbetrags (siehe Abschnitt "Prüfprozess Definieren"). Mit der flexiblen Rechnungsprüfung ist es auch möglich die Rechnung von beliebig vielen Personen prüfen zu lassen.

Ab der Invoice Basic Version 1.20.0 ist die flexible Rechnungsprüfung noch flexibler geworden, denn der Freigabeprozess kann während der Prüfung bearbeitet oder um weitere Schritte ergänzt werden. Im Eingangsrechnungsformular unter dem Reiter Freigabe wird der Freigabeprozess konfiguriert und abgebildet.

Die Prüfschritte können jeweils als verpflichtend oder optional konfiguriert werden. Noch folgende, optionale Prüfschritte können in dieser Ansicht entfernt werden und es können weitere Prüfschritte hinzugefügt werden, die auch wiederum optional oder verpflichtend sein können.

Prüfprozess Definieren

Im Rahmen der flexiblen Rechnungsprüfung können unterschiedliche Bedingung für die verschiedenen Prüfprozesse definiert werden. Als Bedingung für die Rechnungsprüfung können neben dem Rechnungsbetrag auch Kostenstellen, Sachkonten oder auch der Name der GeschäftspartnerInnen definiert werden.

Ab der Invoice Basic Version 1.21.0 ist eine Neuerung hinzugekommen, welche die Konfigurierung der flexiblen Rechnungsprüfung weiter erleichtert. Damit können Sie Ihre Prüfprozesse einfach Ihren GeschäftspartnerInnen in der Stammdatentabellen im Kundenportal zuordnen. Im Formular für Eingangsrechnungen können Sie dann die GeschäftspartnerInnen mit dem entsprechenden Prüfprozess auswählen und den Prüfprozess starten.

Durchgeführte Freigaben

Durch welche Personen der Beleg bereits freigegeben wurde, können Sie ab Oktober 2021 nicht nur im Feed der Rechnung sehen, sondern auch im Reiter Freigabe im Rechnungsformular, direkt unter der Konfiguration zukünftiger Prüfschritte (siehe Abschnitt "Freigegeben durch" im Screenshot unten).

Ab Februar 2022 können die Freigabeschritte auch noch nach der abgeschlossenen Freigabe in der Archivansicht eingesehen werden.

Wir helfen Ihnen gern bei der Einrichtung Ihres individuellen, flexiblen Prüfprozesses. Melden Sie sich dazu einfach bei unserem [e-mail].