Invoice Basic Formular für Eingangsrechnungen

Das Eingangsrechnungsformular dient der Erfassung der Rechnungsdaten und als Grundlage für den Rechnungsfreigabeprozess. In diesem Artikel sehen Sie, welche Formularfelder als ab welchen Versionen gibt und welche Zusatzfunktionen es zu diesen Feldern gibt. Weiter unten werden außerdem die Validierungs-Funktion, die dynamischen Stichwortlisten sowie die automatische Steuerberechnung näher erklärt.

Formularfelder

Hier erhalten Sie eine Übersicht, wie das Eingangsrechnungsformular aufgebaut ist und welche Felder ab welcher Invoice Basic Version und mit welchem Invoice Basic Paket erhältlich sind. Hier erfahren Sie mehr über die Pakete und Features von Invoice Basic. Außerdem erfahren Sie, welche Felder nach DATEV Unternehmen online übermittelt werden.

Feld	Bemerkung	DUO-Upload
Dokumententyp	Unterstützt aktuell nur Eingangsrechnungen
Kurzbezeichnung	Bezeichnung der Datei/PDF	ja¹
Anhang für DUO	Bei mehreren Dokumenten in einer Akte, die Rechnung auswählen, verfügbar ab Version Juni 2022.	ja
Prüfung (optional)	Manuelle Rechnungsprüfung, erhältlich ab Invoice Basic PLUS
Unternehmen (MandantInnen)	Belegerkennung und Abfrage der Stammdaten verfügbar ab Version 1.16.0. Ab Version 1.22.0 sind nur noch Listenwerte aus den Stammdaten erlaubt. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Stammdaten erweitern.	ja
Überweisungskonto	Verfügbar ab Version 1.20.0 und Zusatz-Feature Zahlungsverkehr
Prüfprozess	Teil der flexiblen Rechnungsprüfung, erhältlich ab Version 1.21.0 und Invoice Basic PREMIUM
Geschäftsp.-Name	Ab Version 1.20.0 ist die Stammdatenauswahl des geschäftlichen Kontakts abhängig vom ausgefüllten Unternehmen	ja
Geschäftsp.-Konto		ja
Kund.-Nummer	Verfügbar ab Version 1.21.0	ja
Str. und Hausnummer
Postleitzahl (PLZ)
Ort		ja
USt-Id		ja
IBAN		ja²
BIC	Verfügbar ab Version 1.17.0	ja
Auftragsnummer
Belegnummer	Pflichtangabe	ja
Interne Belegnummer	Verfügbar ab Version 1.17.0	ja
Belegdatum		ja
Fälligkeitsdatum	Ab November 2021 kann das Fälligkeitsdatum auch als "Tage nach dem Rechnungsdatum" eingetragen werden und wird dann automatisch berechnet.	ja³
Leistungsdatum	Verfügbar ab Version 1.10.0	ja
Netto-Betrag	Automatische Steuerberechnung ab September 2021
Brutto-Betrag	Automatische Steuerberechnung ab September 2021	ja
Währung der Rechnung	Verfügbar ab Version 1.19.0	ja
Zahlungsart	Verfügbar ab Oktober 2021, setzt Haken auf bezahlt.
Bezahlstatus	Verfügbar ab Version 1.19.0, ab 01.2023 in den Stammdaten vorbelegbar	ja
Zahlbetrag	Verfügbar ab Version 1.19.0 und Zusatz-Feature Zahlungsverkehr
Währung des Zahlbetrags	Verfügbar ab Version 1.19.0 und Zusatz-Feature Zahlungsverkehr
Rechnungspositionen	Hier erfahren Sie mehr, erhältlich ab Invoice Basic PLUS	ja
Ware/Leistung	Verfügbar ab Version 1.8.0	ja
Steuersatz in %	Automatische Steuerberechnung ab September 2021	ja
BU-Schlüssel		ja
Sachkonto	Abfrage der Stammdaten verfügbar ab Version 1.13.0, Anzeige der Beschreibung ab Dezember 2023	ja
KOST 1	Abfrage der Stammdaten verfügbar ab Version 1.13.0, Anzeige der Beschreibung ab Dezember 2023	ja
KOST 2	Verfügbar ab Version 1.19.0, Abfrage der Stammdaten verfügbar ab November 2021, Anzeige der Beschreibung ab Dezember 2023	ja
Nr. der Zahlungsbedingung	Erhältlich mit Invoice Basic PLUS. Kann ab November 2021 mit Geschäftskontakt vorbelegt werden.	ja³
Skonto	Erhältlich mit Invoice Basic PLUS. Können ab September 2021 mit Geschäftskontakt vorbelegt werden.	ja
Notizfeld	Verfügbar ab Version 1.7.0	ja
Ablehnungsgrund	Teil der Manuellen oder flexiblen Rechnungsprüfung, erhältlich ab Invoice Basic PLUS bzw. PREMIUM

¹ Die Übermittlung des Namens ist möglich und kann konfiguriert werden.

² Ab der Version von Juni 2022 wird anhand der eingetragenen IBAN auch die Länderkennung der Bank des Geschäftskontakts erkannt und übermittelt.

³ Die Nummer der Zahlungsbedingung erhält bereits Informationen zum Fälligkeitsdatum, daher wird bei deren Erfassung kein Fälligkeitsdatum an DUO übermittelt.

Validierung der Formulareingaben

Für die reibungslose Übermittlung Ihrer Rechnungsdaten an DATEV Unternehmen online gibt es eine Validierungs-Funktion im Eingangsrechnungsformular, welche prüft, ob die erfassten Daten den Richtlinien von DATEV entsprechen. Damit kann vorgebeugt werden, dass die Übermittlung fehlschlägt und Daten im Nachhinein korrigiert werden müssen. Überprüft werden beispielsweise Pflichtangaben, das Format der Beträge, die verwendeten Zeichen und die Länge der Eingaben. Ungültige Eingaben werden rot eingefärbt und erhalten einen Hinweis zu gültigen Eingaben. Nutzen Sie DATEV Unternehmen online nicht, kann die Validierung ab Version 1.21.0 auch optional ausgeschaltet werden.

Dynamische Stichwortlisten

In dem Formular gibt es unterschiedliche Typen von Feldern. Bei den Formularfeldern mit Stift-Symbol ist eine Stichwortliste hinterlegt, z.B. zur Auswahl von Benutzer/innen (Feld Prüfung) oder zur Auswahl der Stammdaten (Unternehmen, geschäftliche Kontakte oder Nr. der Zahlungsbedingung). Die Stichwortlisten werden dynamisch unterhalb des Feldes angezeigt und entsprechend gefiltert, wenn in das Feld geschrieben wird. Die entsprechenden Daten in den Stichwortlisten können Sie einfach in Ihrem Kundenportal verwalten. Stichwortlisten gibt es für die folgenden Daten (ggf. auch in den Positionszeilen):

• Prüfung (optional)
• Unternehmen
• Überweisungs-Konto
• Geschäftsp.-Name
• Steuersatz in %
• BU-Schlüssel
• Sachkonto
• KOST 1
• KOST 2
• Nr. der Zahlungsbedingung (ab November 2021 verfügbar)

Geschäftskontakt

Bei der Auswahl des Geschäftskontakts werden auch die zugehörigen, vorbelegten Daten aus der Stammdatentabelle ecm_gobdcontainer_contacts ausgefüllt. Bei Ablegen des Belegs wird der Kontakt in den Stammdaten auch gespeichert bzw. upgedatet. Mehr über die Verwaltung Ihrer Stammdaten erfahren Sie hier. Zu den vorbelegten Daten gehören:

Feld	Erhältlich ab
Prüfprozess	Juli 2021
Nummer des geschäftlichen Kontakts
Kundennummer	Juli 2023
Adresse
Umsatzsteuer-Id
IBAN
BIC
Fälligkeit in Tagen	November 2021
Ware/Leistung	November 2021
BU-Schlüssel
Sachkonto
KOST1
KOST 2	November 2021
Nr. der Zahlungsbedingung	November 2021
Skontosatz 1 & 2	September 2021
Skonto-Tage 1 & 2	September 2021
Bezahlstatus	Januar 2023

Automatische Steuerberechnung

Die drei Felder Brutto-Betrag, Netto-Betrag und Steuersatz in % bilden eine Berechnungsgrundlage, um Ihre Datenerfassung weiter zu erleichtern. Wenn Sie den Steuersatz und einen der Beträge erfassen, wird der dritte automatisch berechnet. Wenn alle drei Informationen erfasst sind und Sie eins der Felder korrigieren, wird auch die Berechnung automatisch korrigiert.

• Korrektur vom Netto-Betrag -> Brutto-Betrag wird neu berechnet
• Korrektur vom Brutto-Betrag -> Netto-Betrag wird neu berechnet
• Korrektur vom Steuersatz -> Brutto-Betrag wird neu berechnet

Mit dem Haken "Automatische Steuerberechnung" lässt sich die automatisch Steuerberechnung ausschalten. Das kann z.B. hilfreich sein, wenn auf der Rechnung oder in der Berechnung Rundungsfehler auftreten und die Nachkommastellen der Beträge abweichen.

Automatische Berechnung des Fälligkeitsdatums

Wurde auf Ihrer Eingangsrechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben, sondern eine Anzahl an Tagen bis die Rechnung zu bezahlen ist, können Sie anstelle eines Datums auch die Fälligkeit in Tagen erfassen. Das resultierende Fälligkeitsdatum wird bei der Eingabe dann automatisch berechnet.