ELO Invoice Stammdaten hochladen

Einleitung

Sie können Ihre eigenen Kunden- und Lieferantenstammdaten z.B. aus DATEV bequem als CSV-Datei über unsere WEBDAV-Schnittstelle hochladen, sodass diese sofort im Workflow-Formular angezeigt werden:

Verbindung mit WEBDAV-Schnittstelle herstellen

Laden Sie einen WEBDAV-Client herunter, z.B. das OpenSource Programm https://winscp.net/eng/download.php.

Wählen Sie WebDAV mit TLS/SSL Verschlüsselung aus und tragen Sie Ihre ecm.online Domain im folgenden Format ins Feld Host name ein https://demo.ecm.online/webdav sowie ihr persönliches WebDAV Passwort, dass Sie vom ecm.online Support erhalten ein und klicken sie auf Login.

CSV-Format + Tabellen

Für jede Tabelle müssen Sie eine CSV-Datei hochladen. Die wohl beiden wichtigsten Tabellen sind

- sol_accounting_costcenter
  Enthält die Kostenstellen

- sol_accounting_costobject
  Enthält die Kostenträger

- sol_accounting_gl_account
  Sachkonten (General Ledger Account)

- sol_common_fx
  Wechselkurse für die Umrechung zwischen Währungen

- sol_company (Beispiel-Download)
  Enthält die Mandanten

- sol_invoice_item
  Enthält Artikelbestellungen die auf Rechnungen zu finden sind

- sol_invoice_po_line
  Enthält Einzelpositionen einer Bestellung. Diese unterstützen bei der Eingabe und ermöglichen Bestellnummern aus dem ERP-System einzugeben. Die Stichwortliste für Bestellungen aggrigiert diese Daten, zeigt den Gesamtbetrag und bietet die Möglichkeit alle Bestellpositionen als Rechnungspositionen zu übernehmen.

- sol_project
  Enthält die Projekte

- sol_trade_charge
  Zu und Abschläge auf Positionsebene / Zuschläge und Codes nach
UNCL 7161-Spezifikation

- sol_units
  Enthält Einheiten in der Waren/DL abgerechnet wird / Einheiten nach
UN/CEFACT Recommendation 20

- sol_vat_rates
  Enthält die Steuersätze

- sol_vendor (Beispiel-Download)
  Enthält alle Kunden + Lieferanten

- sol_vendor_terms_of_payment
  Enthält Zahlungsbedingungen für Lieferanten

Alle Tabellen mit Beispiel-Daten können hier heruntergeladen werden.

Bitte achten Sie drauf, dass in der ersten Spalte der sol_vendor die Id des entsprechenden Mandanten aus sol_company hinterlegt wird, da die Kunden/Lieferanten an einen Mandanten gebunden sind.

Upload

Laden Sie die Dateien ohne Dateiendung in das Webdav Verzeichnis

    /webdav/upload/invoice/database

Sollte es beim Import zu einem Fehler kommen, z.B. weil der Aufbau der CSV-Datei inkorrekt ist wird die Datei automatisch mit "ERROR_" gekennzeichnet.
Anderfalls verschwindet die Datei nach wenigen Sekunden da sie erfolgreich importiert wurde.

 Bitte beachten Sie, das beim Import immer die gesamte Tabelle überschrieben wird, es müssen also immer alle Daten komplett neu hochgeladen werden.

Beispiel-Daten

Es gibt eine speizelle Vorrichtung mit der alle Tabellen erzeugt und mit DEMO-Daten befüllt werden können. ACHTUNG: Es werden alle bereits importieren Daten mit Demo-Daten überschrieben.

Um die Demo-Daten im System zu aktivieren, muss in dem o.g. Webdav-Verzeichnis eine leere Datei mit dem Namen "INIT_DEMO.cmd" hochladen. Diese Datei verschwindet wie normale Imports auch, im Hintergrund wurden aber alle Tabellen mit DEMO-Daten erzeugt.