Automatischer Import von Rechnungen von einem E-Mail-Postfach

Funktionsumfang

Mit diesem Feature wird die Ablage von Rechnungen im ELO unterstützt, indem PDF-Rechnungen, die per E-Mail in Ihrem Postfach ankommen, automatisiert in das ELO importiert und zur weiteren Bearbeitung vorbereitet werden. Die Technologie funktioniert mittels der Protokolle Exchange Web Services (EWS) und IMAP, kann allerdings auch mittels einer E-Mail-Weiterleitung mit anderen Netzwerkprotokollen genutzt werden (siehe unten). Der E-Mail-Import kann zusammen mit einer der Eingangsrechnungslösungen Invoice Basic, Business Solution Invoice oder ELO for DATEV verwendet werden.

Die Rechnungen können direkt aus E-Mails aus dem Posteingang oder aus einem speziell für Rechnungen eingerichteten Unterordner importiert werden. E-Mails direkt aus dem Posteingang abzurufen, ist für Rechnungs-E-Mail-Adressen sinnvoll (z.B. [e-mail]). Bei allgemeiner genutzten Posteingängen, ist es sinnvoller, Rechnungs-E-Mails manuell oder mittels Regeln in einen anderen Ordner zu verschieben und von dort abrufen zu lassen, damit nur gewünschte Dokumente importiert werden. Es ist außerdem möglich die Rechnungen aus mehreren E-Mail-Adressen und Ordnern zu importieren. Ebenfalls ist es möglich, je Postfach den zugehörigen Namen des Unternehmens vorzubelegen, sodass dieser im Eingangsrechnungsformular ausgefüllt wird (verfügbar ab September 2021).

Einrichtung

Der Import von Rechnungen vom E-Mail-Server muss zunächst aktiviert und eingerichtet werden. Wenn Sie sich für den Import von Rechnungen aus E-Mails interessieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support für dessen Einrichtung. Wir helfen Ihnen dann auch gerne Ihren Rechnungseingang vorzubereiten.

Der Import mittels Exchange Web Services (EWS) ohne Office 365 wird auf folgende Weise konfiguriert:

1. ACHTUNG: Verwenden Sie Office 365? Dann bitte im Abschnitt "Verwendung mit ecm.online for Microsoft 365" weiterlesen!
2. Ggf. Postfach für Rechnung anlegen (z.B. [e-mail]).
3. Folgende Zugangsdaten für unseren Support bereitstellen:
   • EWS-URL (Format üblicherweise https://exchange.mycompany.com/ews/exchange.asmx)
   • Benutzername (normalerweise die E-Mail-Adresse)
   • Kennwort
   • Ggf. abweichendes Postfach (normalerweise die E-Mail-Adresse)
   • Ggf. Name des Unterordners, aus dem die Rechnungen abgeholt werden sollen
   • Ggf. Name des Unternehmens das im Eingangsrechnungsformular vorbelegt werden soll

Der Import mittels IMAP wird auf folgende Weise konfiguriert:

1. Ggf. Postfach für Rechnung anlegen (z.B. [e-mail])
2. Folgende Zugangsdaten für unseren Support bereitstellen:
   • IMAP-URL (beispielsweise imap.gmail.com oder imap.gmx.net)
   • Benutzername (normalerweise die E-Mail-Adresse)
   • Kennwort
   • Ggf. abweichenden Port (Standard ist 993)
   • Ggf. Pfad des Ordners, aus dem die Rechnungen abgeholt werden sollen (beispielsweise "Inbox/Rechnungen")
   • Ggf. Name des Unternehmens das im Eingangsrechnungsformular vorbelegt werden soll

Verwendung mit ecm.online for Microsoft 365

Sofern Sie Office 365 / Microsoft 365 nutzen, muss ab Oktober 2022 die Einrichtung über "ecm.online for Microsoft 365" erfolgen.

1. Bitte folgen Sie dieser Anleitung um die Verbindung zu Microsoft 365 herstellen
   
   

   WICHTIG!

   Der User, mit dem Sie die Microsoft 365 Verbindung herstellen, muss unbedingt die notwendigen Berechtigungen zum Zugriff auf das E-Mail-Postfach besitzen!

   https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/add-users/give-mailbox-permissions-to-another-user?view=o365-worldwide#read-email-in-another-users-mailbox

   

2. Ggf. Postfach für Rechnung anlegen (z. B. [e-mail]).
3. Folgende Daten für unseren Support bereitstellen:
   • Name des Postfachs (normalerweise die E-Mail-Adresse, z. B. [e-mail]).
   • Ggf. Name des Unterordners, aus dem die Rechnungen abgeholt werden sollen.
   • Ggf. Name des Unternehmens das im Eingangsrechnungsformular vorbelegt werden soll.

Ablauf: Vom Lieferunternehmen bis zur Ablage

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, erfolgt der Ablauf nach dem folgenden Schema:

• Ihr Lieferunternehmen schickt Ihnen die Rechnung an Ihre E-Mail-Adresse zu.
• Unser Dienst holt die Rechnung ab und vermerkt dies im Betreff der E-Mail ("SUCCESSFUL ELO IMPORT"), berücksichtigt dabei standardmäßig aber nur die E-Mails der letzten drei Tage. Dies kann jedoch durch den Support auf Wunsch umkonfiguriert werden.
• Die PDF-Rechnung wird im Ordner "Posteingang" abgelegt.
• Der Workflow zur Archivierung wird für die Gruppe "Datenerfassung" gestartet.
• Die Rechnung erscheint nun in Ihren Aufgaben und kann von dort aus abgelegt werden.

Unterstütze E-Mail-Server:

Folgende E-Mail-Server werden derzeit für den automatischen Rechnungs-Import unterstützt:

• Office 365
• Outlook.com
• Microsoft Exchange Server
• Gmail
• GMX

E-Mails mit mehreren Anhängen

Grundsätzlich unterstützen wir nur das Szenario, dass eine E-Mail Ihres Lieferunternehmens auch eine Rechnung enthält. Sofern Ihr Lieferunternehmen Ihnen eine E-Mail mit mehreren Rechnungen schickt, sprechen Sie bitte das Lieferunternehmen an, dass er jede Rechnung als eine einzelne Rechnung schickt.

Sofern Ihr Lieferunternehmen in einer E-Mail mehrere Anhänge (z.B. eine einzige Rechnung und ein Timesheet) enthält, empfehlen wir Ihnen Rechnungs-Akten (siehe nächster Abschnitt) zu verwenden, um mehrere Anhänge zu importieren.

Verwendung von Rechnungs-Akten

Seit der Invoice Basic Version 1.18.0 bzw. März 2021 besteht die Möglichkeit, Rechnungs-Akten zu verwenden. Dabei wird je E-Mail ein Ordner ("Rechnungs-Akte") angelegt, in den die PDF-Rechnung sowie weitere Anhänge abgelegt werden und auf dem dann der ELO-Workflow zur Datenerfassung und Rechnungsfreigabe gestartet wird.  Die Akte sowie die E-Mail und deren Anhänge erhalten ab dem Release Juni 2021 als Dokumentendatum im ELO das Eingangsdatum der E-Mail in dem E-Mail-Postfach.

Insbesondere in Verbindung mit dem E-Mail-Import bietet die Rechnungs-Akte die folgenden Vorteile:

• Es werden alle PDF-Anhänge von der E-Mail in die Rechnungs-Akte importiert. Dabei wird die Rechnung immer als Standard-Dokument angezeigt, wenn Sie den Ordner in ELO anklicken.
• Die E-Mail wird ebenfalls als .eml-Datei in die Rechnungs-Akte importiert. Über den in ELO integrierten E-Mail-Viewer kann daher auch auf alle weiteren Anhänge sowie den Text der E-Mail zugegriffen werden.

FAQ

Ich nutze einen andere E-Mail-Server, was kann ich tun?

Sofern ein anderer E-Mail-Server genutzt wird, empfehlen wir ein kostenlosen Office 365 oder Outlook.com-Account anzulegen und E-Mails per automatischer Weiterleitungsregel dorthin weiterzuleiten.

Rechnungen aus dem Postfach tauchen nicht im Ordner "Posteingang" auf?

Bitte prüfen Sie zunächst, ob die E-Mail eine Markierung im Betreff erhalten hat.

SUCCESSFUL ELO IMPORT:

• Bitte prüfen Sie, ob Sie die notwendigen Berechtigungen für das Dokument besitzen.
• Bitte prüfen Sie, ob die E-Mail eine digitale Signatur hat. In dem Fall leiten Sie die E-Mail bitte ohne die Signatur an das Postfach weiter. E-Mails mit Signaturen können erst ab Oktober 2022 für den Import berücksichtigt werden.

IGNORED ELO IMPORT:

Bitte prüfen Sie, ob die E-Mail mindestens einen PDF-Anhang enthält. E-Mails ohne Anhang werden ignoriert. Andernfalls wenden Sie sich bitte an unseren Support.

FAILED ELO IMPORT:
Wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Keine Markierung:

• Bitte prüfen Sie die Zugangsdaten zur Konfiguration des Imports.
• Bitte prüfen Sie, ob das Datum der E-Mail mehr als drei Tage zurückliegt.
• Bitte leiten Sie die E-Mail nochmal an das gleiche Postfach weiter und prüfen, ob diese importiert wird.

Rechnungen tauchen im Posteingang auf, ich sehe aber keinen Workflow?

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Mitglied der Gruppe "Datenerfassung" sind und im Java Client die Option "Gruppenaufgaben" aktiv ist.

Kann auch die E-Mail (.msg-Datei) archiviert werden?

Die E-Mail kann als .eml-Datei archiviert werden, indem man die Funktion "Rechnungs-Akten" (siehe oben) aktiviert.

Können die Rechnungen auch wo anders abgelegt werden als im Ordner "Posteingang"?

Ja der Ablagepfad ist konfigurierbar. Melden Sie sich dafür bei unserem Support.

Wie kann ich ein E-Mail-Postfach anlegen?

Für Fragen rund um Ihren E-Mail-Server, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Systembetreuer.

Wie richte ich eine Weiterleitungsregel für mein E-Mail-Postfach ein?

Für Fragen rund um Ihren E-Mail-Server, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Systembetreuer.

Wieso wird ein anderer/falscher Anhang aus der E-Mail als Rechnung angezeigt oder nach DUO übermittelt?

In diesem Artikel steht beschrieben, was die Ursache ist, wie die Identifizierung der Anhänge in Zukunft verbessert werden kann und wie Sie den richtigen Anhang an DUO übermitteln können.

In welchem Intervall/wie oft wird das E-Mail-Postfach abgefragt?

Die Abfrage des E-Mail-Postfachs wird alle 2 Minuten durchgeführt.

 

Können auch andere Belegtypen importiert werden?

Das hängt von Ihrem Anwendungsfall ab. Kontaktieren Sie uns gerne, um diesen mit uns zu besprechen.