Stammdaten verwalten

Um innerhalb der Workflows auf die Stammdaten Ihrer Geschäftskontakte zugreifen zu können, haben Sie die Möglichkeit diese in Ihrem Kundenportal einfach und komfortabel zu hinterlegen. Innerhalb der Stammdatenverwaltung können Sie neue Datensätze Einfügen, Bearbeiten und auch Löschen (beachten Sie bitte das auch ein Löschen aller Daten möglich wäre).

Video Invoice Basic Kontakte Tabelle bearbeiten

Invoice Business Solution Kontakte Tabelle

Zugang zur Stammdatenverwaltung

Rufen Sie Ihr Kundenportal unter https://ihre-Firma.ecm.online/#/login auf und loggen sich einfach mit Ihren ELO Zugangsdaten ein. 

Öffnen Sie das Menü in der oberen, linken Ecke und wählen Sie den Menüpunkt "Datenbanktabellen" aus.

Funktionsumfang

Es sind nur Tabellen sichtbar, die in Ihrer Konfiguration des ELOs vorhanden sind. Für die Verwaltung Ihrer Stammdaten wird im Invoice Basic Paket die "ecm_gobdcontainer_contacts" Tabelle verwendet, während im Business Solutions Paket Tabellen mit dem Präfix "sol_" verwendet werden, z.B. "sol_vendor" für Geschäftspartner. Die Tabelle "sol_company" ist für Ihre Unternehmens-Stammdaten gedacht und wird mit beiden Paketen verwendet.

Ab Invoice Basic 1.20.0 können zu den geschäftlichen Kontakten in Ihren Stammdaten (ecm_gobdcontainer_contacts) auch erfasst werden, zu welchen Ihrer Unternehmen diese Kontakte zuzuordnen sind, indem die entsprechende Nummer in der Spalte sol_company_code erfasst wird. Das ermöglicht bei dem Abrufen der Stammdaten in der Rechnungsdatenerfassung eine spezifischere Auswahl an Geschäftskontakten im Formular.

Sie können auch Ihre Nummern der Zahlungsbedingungen mit einer passenden Beschreibung in der Tabelle ecm_payment_codes im Kundenportal erfasst und im Invoice Basic Eingangsrechnungsformular bei der Datenerfassung abgerufen werden. Wichtig ist hierbei, dass Sie nur Nummern in der Datenbank-Tabelle erfassen, welche auch in Ihren DATEV Unternehmen online hinterlegt sind, damit diese dann erfolgreich an DUO übermittelt werden können.

Zusätzlich können Sie auch Ihren geschäftlichen Kontakten (ecm_gobdcontainer_contacts) eine Nummer der Zahlungsbedingung (Spalte zahlungsbed) zuordnen. Diese wird dann durch die Belegerkennung sowie die dynamische Stichwortliste im zugehörigen Feld im Invoice Basic Eingangsrechnungsformular vorbelegt.

Seit Juli 2023 können Sie in Ihren Geschäftskontakten (ecm_gobdcontainer_contacts) mehrere Kontakte mit dem gleichen Namen erfassen, wenn das zugeordnete Unternehmen oder der Typ (Kund/innen oder Lieferunternehmen) sich unterscheidet. Außerdem ist eine neue Spalte für die Kundennummer hinzugekommen.

Verwaltung

Haben Sie Ihre Stammdaten als CSV oder Excel Tabelle vorliegen, können diese einfach selektiert und in die entsprechende Datenbanktabelle hineinkopiert werden. Achten Sie dabei besonders darauf, dass die Spalten bei dem Kopiervorgang übereinstimmen. Melden Sie sich gerne bei unserem [e-mail], wenn Sie Unterstützung benötigen.

Achten Sie auch darauf, die Änderungen in den Tabellen nach der Bearbeitung mit den grünen Buttons am unteren Rand der Seite abzuspeichern.

Zusätzlich werden während der Ablage von Belegen mit der Eingangsrechnungslösung Invoice Basic die Stammdaten zu dem zugehörigen Geschäftskontakt in der Datenbank upgedatet bzw. angelegt. Dadurch werden Adress- oder Kontoänderungen gespeichert und Ihre Stammdaten aktuell gehalten.

Filtern

Einzelne Spalten können mit Doppelklick auf die zweite Zeile gefiltert werden. In dem aufgeklappten Drop-Down-Menü können dann einzelne oder mehrere Einträge der Spalte selektiert werden. Die Filterung wird angewendet, sobald außerhalb des Drop-Downs geklickt wird. Es ist aktuell nicht möglich mehrere Spalten gleichzeitig zu filtern.

Sortieren

Um Spalten auf- oder absteigend zu sortieren, muss zunächst die ganze Spalte mit Klick auf die Titel-Zeile selektiert werden. Dann kann mit rechter Maustaste das Kontext-Menü geöffnet und die Sortierung ausgewählt werden.

Berechtigungen für die Verwaltung von Stammdaten

Es gibt die Möglichkeit, den Zugriff auf die Stammdatenbank zu beschränken und nur bestimmten Anwender/innen vorzubehalten. Dafür kann die User-Gruppe online.ecm.stammdateneditor erstellt und mit bestimmten Usern befüllt werden, welche die Daten ansehen und bearbeiten sollen.

Erhalten Sie beim Zugriff auf die Stammdaten die Fehlermeldung

• Sie haben keine Zugriffs-Berechtigung und können diese Funktion daher nicht verwenden.
• Technische Information: Kein Mitglied der ELO Gruppe "online.ecm.stammdateneditor",

wenden Sie sich an eine Person mit Administrations-Rechten oder an unseren Support, um Sie der User-Gruppe hinzuzufügen. Anpassungen an der Mitgliedschaft bestimmter User greifen erst ab erneutem Log-in dieser User.